庶務と総務の役割の違いとは？課題解決の具体策

2024.06.30

企業の日常業務を支える庶務業務。日々の業務がスムーズに進むように、縁の下の力持ちとして重要な役割を果たしています。しかし、多くの企業では、庶務と総務の違いが曖昧になっていることがしばしばあります。本記事では、庶務業務の具体的な役割や総務との違いを明確にし、業務を効率化するための具体策を提案します。庶務業務を見直すことで、企業全体の生産性向上につなげていきましょう。

庶務と総務の役割の違い

庶務と総務は、どちらも企業のバックオフィス業務を支える重要な役割を担っていますが、それぞれに異なる特徴があります。

庶務とは何か

庶務は、各部署に配属され、社員の業務を支える幅広いサポート業務を行います。具体的には、電話対応、来客対応、データ入力、資料作成など、業務の多岐にわたります。

総務とは何か

一方、総務は会社全体の運営を支援する役割を持ち、社内の規則や設備管理、人事労務などを担当します。企業の基盤を整えることで、全社員が働きやすい環境を提供します。

庶務と総務の具体的な違い

庶務は、各部署の業務をサポートするため、より現場に近い業務が多いのが特徴です。対して総務は、全社的な視点からの業務が中心で、社員全体のサポートを行います。このように、庶務と総務は役割が異なるため、それぞれに特化した業務内容があります。

庶務業務が抱える課題

庶務業務は、多くの企業で見過ごされがちですが、実際にはさまざまな課題を抱えています。

人材不足と高い人件費

「すぐに人が欲しいが、採用コストがかかりすぎる」「忙しい時期に合わせて人手を調整したい」など、現場の声をよく耳にします。特に、派遣社員を使う場合、契約期間が決まっているため、引き継ぎや教育に時間が取られがちです。

デジタル化の遅れ

紙ベースでの作業が多く、「業務の効率が悪い」「情報の共有が難しい」といった悩みを抱えている企業も少なくありません。デジタル化が進んでいないと、情報の管理や検索に手間がかかり、業務が滞ってしまいます。

業務の煩雑さと効率低下

「多くの雑務に追われて、コア業務に集中できない」という声もよく聞かれます。庶務業務が煩雑になると、業務効率が下がり、全体の生産性にも影響を及ぼします。

これらの課題は、多くの企業で共通して見られるものです。しかし、適切な対策を講じることで、庶務業務を効率化し、業務全体の生産性を向上させることが可能です。

課題解決の具体策

クラウドソーシングの活用

単価が安く、多様なタスクを手軽に依頼できるクラウドソーシングは、庶務業務の一部を外部に委託する方法として有効です。しかし、途中で音信不通になることがあるため、継続的な信頼関係の構築が難しい場合もあります。このような不安を抱える方には、安定したサポートが得られるアウトソーシングの活用をおすすめします。

アウトソーシングの活用

外部の専門チームに業務を委託することで、採用コストや教育コストを削減できます。担当者が離職しても、業務が滞らない体制が整っています。

業務のデジタル化とITツールの導入

紙ベースの作業をデジタル化することで、情報の管理や共有が容易になります。ITツールを活用することで、業務の効率を大幅に向上させることができます。

業務プロセスの見直し

定型業務を自動化することで、業務の煩雑さを解消し、従業員がコア業務に集中できる環境を整えます。プロセスを再評価し、効率的な業務運営を目指しましょう。

これらの対策を講じることで、庶務業務の課題を解決し、企業全体の生産性を向上させることができます。

庶務業務をアウトソーシングするメリット

アウトソーシングは、企業にさまざまな利点をもたらします。

コア業務への集中

バックオフィス業務を外部に委託することで、社員はコア業務に専念でき、生産性を向上させることができます。

コスト削減

採用や教育にかかるコストを削減できるだけでなく、業務量に応じて柔軟に依頼量を調整できるため、無駄な人件費を抑えられます。

業務体制の安定化

専門のチームが業務を担当するため、急な人材の離職による業務の滞りを防ぐことができます。安定した業務運営が可能になります。

これらのメリットにより、アウトソーシングは企業の成長を支える強力な手段となります。次に、具体的なサービス例としてリルデイジーをご紹介します。

リルデイジーの紹介

リルデイジーは、事務業務のアウトソーシングを提供するサービスで、多くの企業のバックオフィス業務を支えています。

リルデイジーのサービス内容と強み

多様な業務対応: 経理、総務、秘書業務からWebサイトの運用まで幅広くサポートします。
女性スタッフ中心: 柔軟で丁寧な対応が魅力。女性ならではの視点でサポート。
コストパフォーマンス: 1時間1,500円からのリーズナブルな価格で、必要な分だけ利用可能。

利用者の成功事例

売上300%アップ: お問い合わせフォームの代行送信を依頼した企業が実績を上げました。
業務効率化: 専属のエージェントチームが、顧客に合わせたサポートを提供し、業務の効率化に貢献しています。

リルデイジーを利用することで、煩雑な庶務業務から解放され、企業全体の生産性向上に寄与します。お気軽にお問い合わせください。

まとめ

庶務業務の効率化は、企業の成長に欠かせない重要な要素です。庶務と総務の役割を理解し、アウトソーシングやデジタル化を活用することで、課題を解決し、生産性を向上させることができます。リルデイジーのようなサービスを利用することで、業務の負担を軽減し、コア業務に集中できる環境を整えましょう。まずはお気軽にお問い合わせいただき、最適なソリューションをご検討ください。