最近、働き方改革やDX推進の流れから、経理や人事、総務といった部門の業務効率化に注目が集まっていますよね。こうした縁の下の力持ち的な仕事を円滑に回すことは、会社の成功にとって本当に大事なんです。

でも、これらの業務って人手不足や属人化、ノウハウ不足などの課題が多いのも事実。特に中小企業や成長中のベンチャーだと、少ない人数でこなすのに苦労している、なんてこともよく聞きます。

そこで今回は、経理や総務、人事といったバックオフィス業務の基本的なことから、効率化のコツまでを、事務代行のプロ目線でわかりやすくお伝えしていきます。

また、業務効率化を実現する1つの方法として、事務代行サービスについても触れたいと思います。例えば、リルデイジーという会社は、200人の女性事務スタッフがきめ細かく対応してくれることで評判なんです。こういったサービスを上手に活用することも、業務改善の選択肢の1つとなるでしょう。

この記事を読んで、バックオフィス業務の重要性と効率化のやり方をしっかり理解していただければ嬉しいです。そして、自社に合ったやり方で、業務改善の一歩を踏み出すきっかけになれば、これ以上の喜びはありません。

それでは、早速詳しく見ていきましょう！

事務代行・バックオフィス代行は
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バックオフィス業務とは

「バックオフィス業務」という言葉、聞いたことはあるけれど、具体的にどんな仕事のことを指すのか、ちょっとわかりにくいですよね。

簡単に言うと、バックオフィス業務とは、お客さんと直接接する営業やサービス提供といったフロントオフィス業務を支える、縁の下の力持ち的な仕事のこと。経理や総務、人事、営業事務などが代表的です。

フロントオフィス業務が会社の「顔」だとしたら、バックオフィス業務は「体」のような存在。表に出ることは少ないけれど、しっかりと機能していないと、会社の活動全体がスムーズに回らなくなってしまうんです。

主なバックオフィス業務の具体例は、以下の表のようにまとめられます。

業務分野	具体的な業務内容
経理・財務	会計処理、請求書発行、支払管理、予算管理など
総務・庶務	社内規程管理、備品管理、社内イベント運営など
人事・労務	採用、勤怠管理、社会保険手続き、福利厚生など
営業事務	営業報告書作成、顧客データ管理、契約書管理など
マーケティング	市場調査、競合分析、販促資料作成など

これらの業務は、ルーティンワークが多く、泥臭い仕事も少なくないので、つい後回しにされがち。でも、適切に管理し、効率化を図ることが、会社の生産性アップにつながるんです。

特に、経理や人事、総務は専門的なスキルや知識も必要とされるので、担当者の力量次第で業務の質が大きく変わってきます。だから、これらの業務は計画的に改善を進めていくことが大事なんですよ。

次は、バックオフィス業務の効率化のポイントを詳しく見ていきましょう。きっと、業務改善のヒントが見つかるはずです。

バックオフィス業務の効率化のポイント

バックオフィス業務を効率化するには、どんなことに気をつければいいのでしょうか。ここでは、大きく3つのポイントを紹介します。

①業務の標準化・マニュアル化

まずは、業務の手順を標準化し、マニュアルを作ることが大切。誰が担当しても同じ品質の仕事ができるようにすることで、属人化を防げます。また、マニュアルがあれば新しい人の教育もスムーズです。

②IT・クラウドツールの活用

経理や人事、総務の業務は、ITやクラウドツールを使うことで大きく効率化できます。例えば、クラウド会計ソフトを導入すれば、経理業務の自動化が進み、入力の手間や検索する時間が減らせます。また、勤怠管理や社内文書の共有なども、クラウドサービスを使えばぐっと楽になりますよ。

③アウトソーシングの検討

どうしても社内リソースだけでは回しきれない、専門性の高い業務は外部に任せるのも1つの手。バックオフィス業務に特化した事務代行サービスを利用すれば、自社では用意できない専門スキルやノウハウも活用できます。

でも、ただ丸投げするのではなく、自社の課題をしっかり把握した上で、最適な業務を選んでアウトソーシングすることが大事ですね。そのためには、信頼できる事務代行会社を選ぶことが大事です。

例えば、バックオフィス代行のリルデイジーでは、200人の女性事務スタッフが1人1人に寄り添って、きめ細かくバックオフィス業務をサポートしてくれることで定評があります。しかも、専属のディレクターが、クライアント企業の業務内容や課題をヒアリングして、最適な業務フローを設計してくれるんです。こういった手厚いサポートがあれば、スムーズにアウトソーシングを進められそうですね。

以上、バックオフィス業務の効率化のポイントを3つご紹介しました。自社の状況に合わせて、できるところから改善を始めてみてはいかがでしょうか。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務を効率化すると、どんないいことがあるのでしょうか。ここでは、3つの大きなメリットを紹介します。

①コスト削減

業務の無駄を省き、人的リソースを最適に配分することで、人件費や残業代などのコストを抑えられます。また、アウトソーシングを活用すれば、採用や教育にかかる費用も節約できますよ。

②生産性の向上

マニュアル化やIT化を進めることで、ミスが減り、処理スピードもアップ。結果、業務の生産性が高まります。また、アウトソーシングで専門性の高い人材を活用できれば、品質の向上も期待できます。

③従業員の働き方改善

定型業務を効率化することで、従業員が本来の仕事に集中できる環境を整えられます。また、アウトソーシングを活用すれば、残業の削減にもつながり、ワークライフバランスの改善にも役立ちます。

こうしたメリットを最大限に引き出すには、自社の課題に合わせて、最適な効率化の方法を選ぶことが大切。

例えば、バックオフィス代行のリルデイジーでは、クライアント企業の業務内容や課題を専属ディレクターがしっかりとヒアリングした上で、最適な業務フローを設計し、きめ細かいサポートを提供しています。だから、アウトソーシングでありがちな、業務の属人化や品質のバラつきを防ぎ、安定的に効率化のメリットを享受できるんです。

バックオフィス業務の効率化は、一見地味な取り組みかもしれません。でも、そこから生まれるメリットは、会社の業績アップや従業員のモチベーション向上など、様々な形で表れてくるものです。ぜひ、自社に合った効率化の一歩を踏み出してみてくださいね。

バックオフィス業務の効率化を実現するには

さて、バックオフィス業務の効率化を実現するには、具体的にどんなステップを踏めばいいのでしょうか。ここでは、3つのポイントをお伝えします。

①自社の課題の明確化

まずは、自社のバックオフィス業務の現状を把握し、課題を明確にすることから始めましょう。業務のどの部分に無駄があるのか、どの業務に人手が足りていないのかなど、現状を正しく認識することが大切です。

②適切な業務の選定

次に、洗い出した課題を解決するために、どの業務を効率化するのかを選定します。ITツールの導入で効率化できるものや、アウトソーシングに適したものなど、業務の特性に合わせて適切な方法を選ぶことが重要ですね。

③信頼できる事務代行会社との連携

アウトソーシングを検討する場合は、信頼できる事務代行会社を選ぶことが欠かせません。単に安いだけでなく、自社の課題をしっかりと理解し、最適なソリューションを提案してくれる会社を選びましょう。

ここで、リルデイジーをご紹介したいと思います。リルデイジーは、バックオフィス業務の効率化を支援する事務代行サービスです。200人の女性事務スタッフが、クライアント企業の課題に寄り添って、きめ細かいサポートを提供しているんです。

リルデイジーの強みは、専属ディレクターによる業務分析とサポートにあります。クライアント企業の業務内容や課題をしっかりとヒアリングした上で、最適な業務フローを設計し、必要なスタッフをアサインしてくれるんです。これにより、クライアント企業は、自社だけでは実現が難しい、効率的で質の高いバックオフィス業務を実現できるんですよ。

バックオフィス業務の効率化は、一朝一夕にはできません。でも、自社の課題をしっかりと把握し、適切な方法を選んで、信頼できるパートナーと連携することで、着実に前進できるはずです。

もし、バックオフィス業務の効率化にお悩みなら、ぜひリルデイジーに相談してみてください。きっと、最適なソリューションが見つかるはずですよ。

バックオフィス業務の依頼については、お気軽にお問い合わせください