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バックオフィス業務を外注する際の5つのコツ

働き方改革、人手不足、人件費の高騰などから、多くの企業が業務の効率化と生産性の向上に取り組むようになりました。中でも年々増えているのが、バックオフィス代行を利用する企業です。その需要増加に伴い、サービス提供事業者も増え、自社にとってどのような業務をどのような事業者に提供したら良いか悩んでいる企業も多いと言います。

バックオフィス業務の外注は、人材確保やコスト削減、業務の効率化などのメリットがある一方、適切な業務選定や委託先との連携が不十分だと、期待した効果が得られないこともあります。実際、アウトソーシングに失敗したという企業は少なくなく、その主な原因は委託先との意思疎通の不足や、自社の要望を的確に伝えられなかったことだと報告されています。

つまり、バックオフィス業務の外注を成功させるには、単に委託先を選ぶだけでなく、自社に最適な業務の見極め、委託先とのスムーズな連携、導入時のサポート体制の確認など、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があるのです。

そこで今回のコラムでは、バックオフィス業務を外注する際の5つのコツをご紹介したいと思います。これからバックオフィス業務の外注を検討している方はもちろん、既に外注しているものの、思うような結果が出ていないという方にもぜひ参考にしていただきたい内容です。ぜひ最後までお付き合いください。

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1:外注に適した業務を選定する

バックオフィス業務を外注する際、まず重要なのが、自社のどの業務を外注するのかを明確にすることです。外注に適しているのは、定型的で専門性の高くない業務です。具体的には、以下のような業務が挙げられます。

  1. 経理・財務
    • 記帳代行
    • 請求書や見積書の作成
    • 売掛金・買掛金管理
    • 月次決算
    • 財務諸表作成
  2. 総務・庶務
    • 文書管理
    • 電話・メール対応
    • 備品・資材管理
    • 社内イベントの企画・運営
    • データ入力
  3. 人事・労務
    • 勤怠管理
    • 社会保険手続き
    • 給与計算
    • 人事データ管理
    • 福利厚生の運営
  4. 営業事務
    • 顧客データ管理
    • 営業資料作成
    • 受注・発注処理
    • 納品管理
    • アフターフォロー
  5. マーケティング
    • 市場調査
    • 競合分析
    • 顧客アンケートの実施・集計
    • SNSの運用
    • ウェブサイトの更新

これらの業務は、マニュアル化しやすく、特殊なスキルを必要としないため、外注先でも対応しやすいのが特徴です。

一方、機密情報を多く扱う業務や、高度な判断が求められる業務は、外注には適しません。経営戦略の立案や、クレーム対応、製品開発など、自社の中核となる業務は内製化するのがいいでしょう。

自社のバックオフィス業務を洗い出し、外注に適した業務を選定することが、アウトソーシング成功の第一歩となります。業務の特性や機密性、自社の強みなどを踏まえ、慎重に検討することをおすすめします。

2:自社のバックオフィス業務の課題を分析する

自社に適した業務を外注先に委ねるためには、現在のバックオフィス業務の課題を明確に把握することが重要です。課題を分析することで、外注によって解決可能な問題を特定し、アウトソーシングの目的を明確にすることができます。

バックオフィス業務の課題としては、以下のようなものが考えられます。

  1. 人手不足
    • 業務量に対して人員が不足している
    • 繁忙期に対応できない
    • 人材の採用や育成に時間がかかる
  2. 業務の非効率性
    • マニュアル作業が多く、生産性が低い
    • 業務プロセスが複雑で、ミスが発生しやすい
    • 属人化により、業務の引継ぎが困難
  3. コストの高さ
    • 人件費が高い
    • 業務効率が悪く、残業代が嵩む
    • 業務に必要なシステムやツールの導入・維持にコストがかかる
  4. ノウハウの不足
    • 専門的な知識を持った人材がいない
    • 業務の品質にばらつきがある
    • 新しい業務に対応できない

これらの課題を洗い出すには、業務の可視化が有効です。誰がどのような業務を行っているのか、どの程度の時間を要しているのかを明らかにすることで、問題点が浮き彫りになります。

加えて、社員へのヒアリングや満足度調査を行うことで、現場の生の声を集めることも大切です。日々の業務で感じている不便さや、改善してほしい点など、担当者ならではの意見は、課題抽出に役立つはずです。

自社のバックオフィス業務の現状を多角的に分析し、外注によって解決したい課題を明確にすることが、アウトソーシング成功のカギを握ります。課題を正しく認識することで、外注先に求める要件も具体化でき、適切な委託先選定にもつながります。

3:バックオフィス業務外注のメリットを理解する

バックオフィス業務の外注を検討する際、そのメリットを正しく理解することが重要です。外注によって得られる効果を明確にすることで、アウトソーシングの目的を具体化できます。

バックオフィス業務の外注には、以下のようなメリットがあります。

  1. 業務の効率化
    • 専門性の高い外注先に委ねることで、業務の生産性が向上する
    • 定型業務を外注化することで、社員は高付加価値な業務に注力できる
    • 業務プロセスの見直しや改善が進み、全体の効率化につながる
  2. コスト削減
    • 人件費や教育コストを削減できる
    • 業務に必要なシステムやツールの導入・維持コストを抑えられる
    • 業務の効率化により、残業代などの変動費を減らせる
  3. 人材の有効活用
    • 限られた人材を中核業務に集中させられる
    • 外注先の専門スキルを活用できる
    • 採用や教育にかかる時間と手間を省ける
  4. リスク分散
    • 業務の属人化を防ぎ、人材流出のリスクを軽減できる
    • 繁忙期の業務増加に柔軟に対応できる
    • 災害時やトラブル発生時の業務継続性を高められる

これらのメリットは、自社の抱える課題やニーズに応じて、優先順位が異なります。コスト削減が最優先の場合もあれば、業務の属人化解消が急務の場合もあるでしょう。

外注によって得られるメリットを自社の状況に照らし合わせて整理することで、アウトソーシングの目的が明確になります。その上で、外注先選定の基準を定め、最適なパートナー探しに臨むことが肝要です。

メリットを正しく理解し、自社の課題解決につなげることが、バックオフィス業務外注の成功の鍵となります。外注化による効果を最大限に引き出すためにも、メリットの本質を見極めることが重要だと言えるでしょう。

4:バックオフィス業務外注のデメリットを把握する

バックオフィス業務の外注には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。外注を検討する際は、メリットだけでなく、デメリットも十分に理解した上で、意思決定を行うことが重要です。

バックオフィス業務の外注におけるデメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

  1. セキュリティリスク
    • 機密情報や顧客情報を外部に委ねることによる情報漏洩のリスクがある
    • 外注先のセキュリティ対策が不十分な場合、データ流出の危険性がある
    • 外注先の従業員による情報の不正利用などの可能性がある
  2. コントロールの難しさ
    • 外注先の業務プロセスや品質管理に直接関与できない
    • 委託業務の進捗状況や問題点の把握が難しい場合がある
    • 外注先との意思疎通が円滑でないと、業務の質が低下するリスクがある
  3. 柔軟性の欠如
    • 自社の業務プロセスや体制の変更に、外注先が迅速に対応できない可能性がある
    • 委託業務の内容や量を柔軟に変更することが難しい場合がある
    • 外注先との契約期間が長期に及ぶと、変化に対応しづらくなるリスクがある
  4. ノウハウの流出
    • 自社のノウハウや独自の業務プロセスが外注先に知られてしまう可能性がある
    • 外注先が得たノウハウを活用して、競合他社へのサービス提供を行うリスクがある
    • 長期的には、自社内にノウハウが蓄積されず、外注先への依存度が高まる恐れがある

これらのデメリットは、外注先の選定や、委託業務の範囲設定、契約内容の工夫などによって、ある程度軽減することが可能です。例えば、セキュリティリスクについては、外注先のセキュリティ体制を入念にチェックした上で、秘密保持契約を締結するなどの対策が有効でしょう。

デメリットを把握した上で、それぞれのリスクに対する対応策を講じることが、バックオフィス業務外注の成功には欠かせません。メリットとデメリットを比較考量し、自社にとって最適な外注の在り方を模索することが重要だと言えます。

5:外注導入時のサポート体制を確認する

バックオフィス業務の外注を成功させるには、委託先選定だけでなく、導入時のサポート体制も重要な要素となります。特に、外注化の経験が少ない企業にとっては、スムーズな移行とスタートアップが課題となるケースが少なくありません。

外注導入時のサポート体制を確認する際のポイントとしては、以下のようなものが挙げられます。

  1. 業務フローの設計支援
    • 自社の業務プロセスを外注先に適した形に再設計するサポートがあるか
    • 現行業務の問題点や改善点を具体的に提案してくれるか
    • 業務フローの設計に関する豊富な知見やノウハウを持っているか
  2. マニュアルや手順書の作成支援
    • 委託業務のマニュアルや手順書の作成を支援してくれるか
    • 自社の業務知識を的確にマニュアルに反映するためのサポートがあるか
    • マニュアルの作成・更新・管理体制に関するアドバイスがあるか
  3. 研修・教育体制
    • 外注先の担当者に対する業務研修や教育体制が整っているか
    • 自社の業務知識やノウハウを外注先に効果的に伝達する方法を提案してくれるか
    • 研修・教育の進捗状況や効果を定期的に確認・フィードバックしてくれるか
  4. トラブル対応・エスカレーション体制
    • 業務遂行上のトラブルやクレームが発生した際の対応体制が明確か
    • トラブル発生時の連絡先や対応手順が明文化されているか
    • 問題の重大度に応じたエスカレーション体制が整備されているか
  5. 定期的な報告・コミュニケーション
    • 業務の進捗状況や課題を定期的に報告・共有する体制があるか
    • 自社と外注先の間で円滑なコミュニケーションが取れる仕組みがあるか
    • 定期的な会議やレビューを通じて、継続的な業務改善を図る姿勢があるか

これらのポイントを確認し、自社のニーズに合ったサポート体制を備えた外注先を選ぶことが、アウトソーシング成功の鍵を握ります。導入時のサポートが手厚いほど、外注化の初期段階でのトラブルを未然に防ぎ、早期に安定的な業務運営に移行できるでしょう。

加えて、外注開始後も継続的なサポートが得られるかどうかを見極めることも重要です。業務要件の変更や改善提案など、柔軟な対応が期待できるパートナーを選ぶことが、長期的な視点でのアウトソーシング成功につながります。

【おわりに】

バックオフィス業務の外注を検討する際には、本稿で紹介した5つのコツを押さえることが重要です。自社に適した業務の選定、課題の明確化、メリットとデメリットの理解、そして導入時のサポート体制の確認は、アウトソーシング成功のための必須要素と言えるでしょう。

特に、外注化の初期段階でのスムーズな移行とスタートアップは、アウトソーシングの成否を分ける大きな要因です。この点において、リルデイジーのバックオフィス代行サービスは、他社にない強みを持っています。

リルデイジーでは、総勢200名の女性スタッフが、きめ細やかな対応と柔軟なコミュニケーションで、クライアント企業のバックオフィス業務をサポートしています。また、専属ディレクターが、企業の業務内容を詳細にヒアリングし、最適な業務フローの設計とスタッフィングを行うことで、効率的で質の高いサービスを提供しています。

加えて、リルデイジーは、外注化の導入段階から、手厚いサポート体制を整えています。業務フローの設計、マニュアルの作成、スタッフの教育など、スムーズな移行に必要な支援を包括的に行うことで、クライアント企業の負担を最小限に抑えつつ、早期の安定稼働を実現します。

バックオフィス業務の外注を検討している企業様は、ぜひリルデイジーにご相談ください。豊富な実績と専門的なノウハウを活かし、貴社のバックオフィス業務の効率化と品質向上を、全力でサポートいたします。

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