事務作業の属人化を解消する3つの方法｜効率化・ストレス軽減・外注活用で業務を回そう！

2024.06.15 2025.06.28

「その業務、あの人じゃないと無理なんです」——そんな属人化、あなたの職場でも起きていませんか？このまま放置すると、業務の停滞やストレス、さらには会社全体の生産性低下を招くことも。この記事では、そんな属人化のリスクを防ぎ、事務作業をスムーズに回すための3つの実践策をご紹介します。

✅属人化した事務作業がもたらす3つのリスク】

属人化の弊害を知ろう！業務効率低下とモチベーション低下の悪循環
まずは、属人化がもたらす弊害を正しく理解することが大切です。
属人化した業務は、一見スムーズに回っているように見えて、実は大きなリスクを抱えているのです。
最大の問題は、業務効率の低下です。
特定の人にしかできない業務があると、その人が休みの日や繁忙期には、業務が滞ってしまいます。
他の社員がカバーしようにも、ノウハウが共有されていないので、すぐには対応できません。
また、属人化は社員のモチベーションにも悪影響を及ぼします。
「自分にしかできない」というプレッシャーは、社員のストレスを高めます。
休暇を取得しづらくなり、ワークライフバランスが崩れてしまうでしょう。
加えて、属人化は人材育成の観点からも問題があります。
業務ノウハウが特定の人に偏っていると、新しい社員の教育がうまくいきません。
結果、人材の流動性が低下し、組織の新陳代謝が滞ってしまいます。
こうした属人化の弊害が積み重なると、業務効率の低下とモチベーションの低下が悪循環を引き起こします。
会社の生産性は下がり、社員のエンゲージメントも低下の一途をたどるでしょう。
属人化は、放っておくと組織を蝕む厄介な問題なのです。
だからこそ、早めの対策が欠かせません。
業務の「見える化」と、外部リソースの活用。
この2つのアプローチで、属人化の悪循環を断ち切っていきましょう！

事務作業が特定の人に依存している状態、それが属人化です。この状態が続くと、業務だけでなく、職場全体にさまざまな悪影響を及ぼすようになります。ここでは、特に注意すべき3つのリスクを紹介します。

業務の停滞とミスが増える
社員のモチベーションと健康が低下する
組織の成長や人材育成にも悪影響

🔹業務の停滞とミスが増える

属人化が進んでいると、担当者が休んだだけで業務が止まってしまうリスクがあります。なぜなら、その人だけが業務の全体像や細かい手順を知っている状態になっているからです。たとえば、請求書の処理を一人に任せきりにしている場合、その人が不在の際に処理が滞り、支払い遅延などのトラブルが起こるかもしれません。業務の停滞やミスは、会社の信用にも関わるため早めの対策が必要です。

🔹社員のモチベーションと健康が低下する

「自分にしかできない仕事がある」と聞くと聞こえは良いですが、実際は大きなプレッシャーになることもあります。属人化された業務を抱える社員は、気軽に休めず、ミスも許されない環境に置かれがちです。たとえば、体調が悪くても「自分がいなければ回らない」と無理をして出社してしまうケースも少なくありません。こうした状態が続くと、心身の健康を害し、離職リスクの高まりにもつながります。

🔹組織の成長や人材育成にも悪影響

属人化された環境では、新人や他の社員に業務を引き継ぐのが困難になり、人材育成がスムーズに進みません。理由は、業務の進め方やノウハウが明文化されておらず、特定の担当者の頭の中にしか存在しないからです。たとえば、新人が入社しても「見て覚えて」の状態では教育が非効率になり、成長スピードも落ちてしまいます。結果として、組織の新陳代謝が停滞し、柔軟性や対応力も失われていくのです。

✅事務作業の属人化を解消する2ステップ「見える化」と「共有化」

属人化を解消するには、まず業務内容を「見える化」し、続いて「共有化」することが重要です。この2ステップを丁寧に実行することで、誰が見てもわかる業務フローが完成し、担当者が変わっても業務が回る体制を作れます。

業務フローを可視化して問題点を洗い出す
マニュアル＆ナレッジを共有し属人化を防ぐ

🔹業務フローを可視化して問題点を洗い出す

属人化を防ぐ第一歩は、業務の流れを「見える化」することです。理由は、業務内容を誰もが把握できる状態にすることで、担当者以外でも対応できる仕組みが整うからです。たとえば、業務フロー図を作成するだけでも、「どこで誰が何をしているか」「どの作業がボトルネックになっているか」が明確になります。現状の全体像を把握することが、効率化と改善の起点になるのです。

🔹マニュアル＆ナレッジを共有し属人化を防ぐ

業務の可視化ができたら、次はマニュアルやナレッジを他のメンバーと共有することが大切です。なぜなら、口頭伝承だけでは情報が偏りやすく、正確性や再現性に欠けてしまうからです。たとえば、業務手順を「誰が読んでもわかる言葉」で文書化し、社内ツールにまとめておけば、新人や別部署の人でもスムーズに引き継げます。ナレッジを資産として残すことで、属人化のリスクは大幅に軽減されます。

✅ITツールの活用で属人化を効率的に改善するコツ

事務作業の属人化を解消するうえで、ITツールの導入は非常に有効な手段です。業務を標準化し、情報の共有や自動化を進めることで、人に依存しない仕組みづくりが可能になります。ここでは、属人化対策に役立つIT活用のポイントをご紹介します

クラウドツールで情報共有のハードルを下げる
自動化ツールで定型業務を減らす
社内のITリテラシーに応じた導入が成功のカギ

🔹クラウドツールで情報共有のハードルを下げる

属人化の原因の一つは、情報が個人のパソコンやメールに閉じていることです。そこで、クラウドツールを使えば、誰でもどこからでも情報にアクセスできるようになり、共有のハードルがぐっと下がります。たとえば、GoogleドキュメントやDropboxなどを活用することで、マニュアルやナレッジをリアルタイムで更新・確認でき、情報の属人化を防げます。常に最新情報をチームで共有できる環境が整います。

🔹自動化ツールで定型業務を減らす

日常的な定型業務を手作業で行っていると、そのやり方が特定の人に固定されやすく、属人化の温床になります。そこで、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やワークフローシステムなどの自動化ツールを導入することで、業務の標準化と効率化が一気に進みます。たとえば、経費精算や勤怠管理などを自動化することで、人的ミスが減り、担当者が不在でも業務が回るようになります。

🔹社内のITリテラシーに応じた導入が成功のカギ

いくら便利なツールでも、使いこなせなければ意味がありません。ITツール導入を成功させるには、社員のスキルやリテラシーに合ったサービスを選ぶことが重要です。たとえば、操作が複雑すぎるツールを選んでしまうと、現場で使われずに属人化が進行するケースもあります。逆に、簡単に使えるツールであれば、チーム全体に浸透しやすくなり、情報の分散化と業務の標準化がスムーズに実現できます。

✅事務代行サービスで属人化リスクを根本から解決しよう

社内でできる属人化対策には限界があります。そこで注目したいのが、専門の事務代行サービスの活用です。外部リソースを取り入れることで、属人化の根本的な見直しと安定した業務運用が可能になります。

外部の目線だからこそ見えるボトルネック
社員の負担を減らし本来の業務に集中できる
セキュリティと信頼性もチェックポイント

🔹外部の目線だからこそ見えるボトルネック

自社だけでは気づけない業務のムダや偏りは、第三者の視点だからこそ明らかになることがあります。事務代行サービスは、多くの企業の業務フローを見てきたプロ集団。その経験を活かして、どこに属人化が潜んでいるのかを的確に分析してくれます。たとえば「この処理は別の流れに変えた方が効率的」といった提案をもらえることもあり、思わぬ改善のヒントが得られるのです。

🔹社員の負担を減らし本来の業務に集中できる

属人化された業務を外部に委託することで、社員が本来注力すべき業務に集中できるようになります。理由は、事務作業の一部をプロに任せることで、社内リソースの余裕が生まれるからです。たとえば、請求書作成やデータ入力などのルーティン業務を外注すれば、社員は顧客対応や新規企画など、より付加価値の高い仕事に時間を使えるようになります。結果として、チーム全体の生産性が向上します。

🔹セキュリティと信頼性もチェックポイント

事務代行サービスを利用する際は、情報漏えいやトラブルを防ぐためにも、セキュリティ対策や企業としての信頼性を確認することが大切です。たとえば、機密情報を取り扱う業務であれば、契約書での取り決めや情報管理体制の有無をチェックしておきましょう。また、過去の実績や導入事例が豊富な企業であれば、安心して業務を任せやすくなります。外注先の選定は、属人化解消の成否を左右する重要なポイントです。

✅「リルデイジー」なら属人化も丸ごと任せて安心

属人化に悩む企業にとって、信頼できる事務代行パートナーの存在は心強いものです。「リルデイジー」なら、業務内容をしっかり把握し、課題の本質に寄り添いながら、属人化の解消を力強くサポートしてくれます。

専任ディレクターが業務分析＆スタッフ配置
女性ならではの細やか対応で信頼感アップ
安定稼働を支える200人体制の安心サポート

🔹専任ディレクターが業務分析＆スタッフ配置

リルデイジーでは、各企業に専任のディレクターがつき、業務内容を丁寧にヒアリングした上で最適なフローを設計します。属人化の原因を根本から探り、必要なタスクを整理したうえで、適切なスキルを持つスタッフをアサイン。たとえば、「請求処理のやり方が人によってバラバラ」といったケースでも、統一化された手順を用意し、属人化の温床を排除してくれます。徹底した設計と対応が安心の秘訣です。

🔹女性ならではの細やか対応で信頼感アップ

リルデイジーの特徴のひとつが、スタッフが全員女性という点です。女性ならではの気配りや丁寧な対応で、クライアントとの信頼関係を築きやすくなっています。たとえば、「ちょっとした作業の変更」や「急な対応依頼」にも柔軟に応じてくれる姿勢は、現場にとって大きな安心材料です。属人化対策には、単なる業務処理だけでなく、人との信頼関係も欠かせない要素。リルデイジーはそこにも応えてくれます。

🔹安定稼働を支える200人体制の安心サポート

属人化のリスクを真に解消するには、業務の「継続性」が欠かせません。リルデイジーでは、総勢200人以上のスタッフが在籍しており、1人に依存せずに業務を安定的に運用できる体制が整っています。たとえば、担当者が急に離脱することがあっても、他のメンバーがカバーに入れる仕組みがあるため、業務の継続に支障が出る心配がありません。これはクラウドソーシングとは一線を画す、安心できる強みです。

✅属人化の解消で得られる3つのメリット

属人化を解消することは、単なる「トラブル防止」にとどまりません。業務や職場環境にポジティブな変化をもたらし、会社全体の成長を加速させるカギにもなります。ここでは、属人化の解消によって得られる3つの大きなメリットをご紹介します。

業務効率と生産性が向上する
ストレス・離職リスクが減る
組織の柔軟性が増し成長スピードが上がる

🔹業務効率と生産性が向上する

属人化を解消することで、業務フローが整理され、誰でも一定のクオリティで作業を進められるようになります。これにより、ミスややり直しが減り、作業スピードも安定。たとえば、業務マニュアルを整備すれば、新人でも即戦力として活躍しやすくなります。結果として、時間のムダが減り、チーム全体の生産性が高まるのです。効率化は、売上や利益にもじわじわと好影響を及ぼします。

🔹ストレス・離職リスクが減る

属人化が進むと、「自分しかできない」というプレッシャーがのしかかり、精神的なストレスを生みやすくなります。しかし業務が分担・共有されていれば、誰かに頼れる環境が整い、心理的な安心感が得られます。たとえば、繁忙期でも複数人で対応できる仕組みがあるだけで、過労や責任感の過重による離職を防ぐことができます。働きやすい職場づくりは、社員の定着率アップにもつながるのです。

🔹組織の柔軟性が増し成長スピードが上がる

属人化が解消されると、人に依存しない仕組みができあがり、急な変化にも柔軟に対応できる組織になります。たとえば、新しいプロジェクトを始めるときも、業務の全容が共有されていれば誰でもスムーズに参画でき、スピーディに動き出せます。人の入れ替わりにも強くなり、長期的な成長を続けやすくなるのです。こうした柔軟性の高さは、変化の激しい時代において、企業の大きな武器になります。