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事務作業の生産性を上げる事務自動化ツール10選

事務作業は、ビジネスを円滑に進める上で欠かせない業務ですが、その一方で非常に時間と手間がかかるものでもあります。
請求書の発行、経費精算、データ入力など、細かなタスクが山積みになっていませんか?
これらの作業に追われるあまり、本来注力すべき業務に十分な時間を割けないという悩みを抱える企業は少なくありません。

しかし、近年のテクノロジーの進歩により、事務作業の多くを自動化できるようになってきました。
事務自動化ツールを導入することで、作業時間を大幅に短縮し、業務の効率化と生産性の向上を実現できるのです。

実際、事務自動化による生産性向上の効果は目覚ましいものがあります。
ある調査によれば、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を導入した企業の64%が、業務時間を30%以上削減できたと報告しています。
また、事務作業の自動化は、ミスの削減や品質の向上にもつながり、業務の質の向上にも寄与するのです。

とはいえ、数多くの事務自動化ツールが存在する中で、自社に最適なツールを選ぶのは容易ではありません。
導入コストや学習コスト、セキュリティ面での不安など、検討すべき要素は少なくありません。

そこで本記事では、事務作業の生産性を上げる事務自動化ツールを10選紹介します。
それぞれのツールの特徴や活用方法、導入事例などを詳しく解説することで、自社に最適なツール選びをサポートします。
また、事務自動化と事務代行サービスを組み合わせることで、さらなる効率化を実現する方法についても提案します。

事務作業の自動化は、もはや大企業だけの話ではありません。
中小企業や個人事業主にこそ、大きなメリットがあるのです。
本記事を参考に、事務自動化ツールを賢く活用し、バックオフィス業務の効率化と生産性向上を実現していきましょう。

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1.バックオフィス業務を効率化するKintone

事務自動化ツールの中でも、特に注目を集めているのがKintoneです。
サイボウズ社が提供するクラウド型の業務アプリ構築プラットフォームで、ノーコードでアプリを作成できるのが大きな特徴。
バックオフィス業務の効率化に役立つツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。

Kintoneの強みは、業務に合わせたカスタマイズ性の高さにあります。
経費精算や請求書発行、在庫管理など、様々な事務作業の流れに沿ってアプリを作成できるのです。
例えば、経費精算の申請から承認、実績データの集計までの一連の流れを、Kintone上で完結させることが可能。
紙の書類やメールでのやり取りが不要になるため、大幅な時間短縮が期待できます。

また、Kintoneは他のシステムとの連携もスムーズです。
会計ソフトや人事労務システムとのデータ連携により、入力の手間を省き、業務の自動化を進められます。
さらに、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずに利用でき、テレワークの導入にも適しているのです。

実際にKintoneを導入した企業からは、業務時間の大幅な削減や、ミスの防止といった効果が報告されています。
ある製造業の企業では、Kintoneを用いて受発注業務を自動化したことで、処理時間を70%削減。
また、ミスの削減により、業務品質の向上にもつながったといいます。

一方で、Kintoneの導入に際しては、いくつか注意点もあります。
アプリの構築には一定の学習コストがかかるため、社内でノウハウを蓄積する必要があるでしょう。
また、セキュリティ面での対策も欠かせません。
適切なアクセス権限の設定や、定期的なデータのバックアップなどが求められます。

とはいえ、Kintoneがバックオフィス業務の効率化に与えるインパクトは計り知れません。
事務作業の自動化を進め、生産性を高めたい企業にとって、Kintoneは非常に有力な選択肢と言えるでしょう。
自社の業務フローに合わせたアプリを構築し、業務の最適化を図ってみてはいかがでしょうか。

次は、定型業務の自動化に効果を発揮するRPAツールについて解説します。
RPAとKintoneを組み合わせることで、さらなる業務効率化が可能になります。

2.定型作業を自動化するRPAツール

事務作業の中でも、特に単純で繰り返しの多い定型業務。
これらの作業は、人間が行うよりもコンピュータに任せた方が、ミスが少なく効率的です。
そこで注目されているのが、RPA(Robotic Process Automation)ツールです。

RPAツールとは、人間が行う定型的なパソコン操作を、ソフトウェアのロボットに自動的に行わせるためのツールのこと。
具体的には、データの入力や抽出、ファイルの読み込みや保存、メールの送受信など、様々な操作を自動化できます。
プログラミングの知識がなくても、マウスやキーボードの操作を記録することで、簡単にロボットを作成できるのが大きな特徴です。

RPAツールの種類は多岐にわたりますが、代表的なものとしては、UiPathAutomation AnywhereBlue Prismなどが挙げられます。
これらのツールは、いずれも高い操作性と拡張性を持ち、様々な業務に適用可能。
例えば、UiPathは、日本語にも対応しており、国内企業での導入事例も多数あります。

RPAツールを事務作業の自動化に活用することで、大きな効果が期待できます。
ある保険会社では、RPAを導入して契約データの入力業務を自動化。
その結果、作業時間を90%削減し、年間約12,000時間の削減効果を実現したといいます。
また、ミスの削減により、業務品質の向上にもつながったそうです。

RPAツールの導入に際しては、いくつか留意点もあります。
自動化する業務の選定は慎重に行う必要があります。
単純な繰り返し作業でも、例外処理が多く発生する業務は自動化に適さない場合があるのです。
また、RPAツールの導入・運用には一定のコストがかかるため、費用対効果の検討も欠かせません。

とはいえ、RPAツールによる業務自動化のメリットは非常に大きいと言えるでしょう。
定型作業から解放され、より付加価値の高い業務に注力できる環境が整うのです。
Kintoneとの併用により、バックオフィス業務の効率化をさらに推し進めることも可能です。

事務作業の自動化を検討する際は、ぜひRPAツールの活用も視野に入れてみてください。
業務の生産性向上と、従業員の働き方改革にもつながるはずです。

3.コミュニケーションを円滑化するチャットSlack

事務作業の効率化を進める上で、社内コミュニケーションの円滑化は欠かせません。
メールでのやり取りでは、情報が埋もれてしまったり、CC漏れが発生したりと、様々な問題が生じがちです。
そこで、注目したいのがビジネスチャットツール「Slack」です。

Slackは、チャンネルと呼ばれる機能で会話を整理できるのが特徴。
プロジェクトやテーマごとにチャンネルを作成し、関連する情報をまとめて共有できます。
また、ファイル共有やビデオ通話、タスク管理など、多彩な機能を備えており、円滑なコミュニケーションを実現します。

事務作業の自動化において、Slackは特に威力を発揮します。
例えば、経費精算の申請があった際、自動的にSlackに通知を送るようにしておけば、承認者は素早く対応できるようになります。
また、請求書の発行状況をSlackに自動投稿することで、担当者間の情報共有が円滑になるでしょう。

Slackの活用事例としては、ある広告代理店の例が挙げられます。
同社では、Slackを導入して社内の情報共有を効率化。
その結果、メールでのやり取りが減少し、業務の生産性が20%向上したといいます。
また、リモートワークの導入にもつながり、従業員の満足度も高まったそうです。

Slackの導入に際しては、いくつか工夫が必要です。
チャンネルの設計は慎重に行い、情報の整理ルールを明確にしておくことが大切。
また、全社的な利用を促進するため、トップダウンでの推進と、従業員への教育も欠かせません。

とはいえ、Slackがもたらすメリットは非常に大きいと言えるでしょう。
社内コミュニケーションの活性化は、事務作業の効率化だけでなく、従業員のエンゲージメント向上にもつながります。
情報共有の自動化により、事務作業の生産性を高めつつ、働きやすい職場環境の実現を目指してみてはいかがでしょうか。

Slackと、先に紹介したKintoneやRPAツールを組み合わせることで、より高度な業務自動化が可能になります。
例えば、RPAツールで自動化した業務の結果をSlackに通知したり、Kintone上の申請をSlackから行ったりと、様々な連携が考えられるでしょう。

バックオフィス業務の効率化には、ツールの選定だけでなく、それらを有機的に結び付ける視点も重要です。
Slackを中心に、事務自動化ツールを戦略的に組み合わせることで、業務の生産性を大きく高められるはずです。

次は、タスク管理の効率化に役立つTrelloについて解説します。
ビジュアルな管理手法により、事務作業の見える化を実現する方法をお伝えしましょう。

4.タスク管理を効率化するTrello

事務作業の効率化を進める上で、タスク管理は非常に重要な要素です。
しかし、タスクの進捗状況を把握し、適切に管理するのは意外と難しいもの。
そこで、注目したいのがビジュアルなタスク管理ツール「Trello」です。

Trelloは、カンバン方式のタスク管理を採用しているのが大きな特徴。
タスクをカードとして表現し、「ToDo」「Doing」「Done」などのリストに分けて管理します。
カードの移動は直感的な操作で行えるため、誰でも簡単にタスクの進捗状況を把握できるのです。

事務作業の管理において、Trelloは非常に有効なツールと言えます。
例えば、経理業務であれば、「請求書作成」「支払い処理」「入金確認」などの各タスクをカード化し、その進捗をリアルタイムに管理できます。
また、カードにはコメントやファイルを添付できるため、関連情報の集約も容易。
タスクの見える化により、業務の停滞を防ぎ、スムーズな処理が可能になるでしょう。

Trelloの活用事例としては、ある製造業の企業が挙げられます。
同社では、Trelloを用いて事務作業のワークフローを可視化。
各タスクの担当者と期限を明確にし、業務の進捗管理を行ったところ、処理時間が30%短縮したといいます。
また、タスクの抜け漏れやミスも大幅に減少し、業務品質の向上にもつながったそうです。

Trelloの導入に際しては、いくつか留意点もあります。
まずは、タスクの粒度設計が重要。
タスクを細分化しすぎると管理が煩雑になり、逆に大くくりにしすぎると進捗状況が把握しづらくなります。
また、運用ルールの設定も欠かせません。
カードの作成や移動のルールを明確にし、チームメンバー全員が遵守できる体制を整える必要があるでしょう。

とはいえ、Trelloがもたらす効果は計り知れません。
ビジュアルな管理手法により、タスクの見える化と効率的な処理が実現するのです。
先に紹介したSlackと連携することで、タスクの進捗状況を自動的に通知したり、コメントのやり取りを行ったりすることも可能。
事務作業の生産性向上に向けて、Trelloの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

Trelloのようなタスク管理ツールは、事務作業の自動化とも親和性が高いと言えます。
例えば、RPAツールと連携し、特定の条件を満たしたタスクを自動的に次の工程に進めることも可能。
Kintoneとの併用により、タスクの進捗に応じてデータベースを自動更新するといった運用も考えられるでしょう。

バックオフィス業務の効率化には、タスク管理の高度化が欠かせません。
Trelloを中心に、他の事務自動化ツールとの連携を模索することで、更なる生産性の向上を目指していきたいものです。

5.Webサービス連携を自動化するZapier

事務作業の自動化を進める上で、様々なWebサービス間の連携が欠かせません。
しかし、それぞれのサービスのAPIを理解し、連携のためのプログラムを書くのは容易ではありません。
そこで、注目したいのがWebサービス連携ツール「Zapier」です。

Zapierは、「Zap」と呼ばれるワークフローを作成することで、様々なWebサービス間の連携を自動化できるツール。
プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で複雑な連携を実現できるのが大きな特徴です。
例えば、「新しい顧客がGoogleフォームから申し込みを行ったら、Slackに通知し、Trelloにタスクを作成する」といった自動化が可能。
事務作業の効率化に大きく寄与するツールと言えるでしょう。

Zapierを事務作業の自動化に活用することで、大きな効果が期待できます。
例えば、経費精算の申請をGoogleフォームで行い、承認されたらSlackに通知し、経理システムに自動的にデータを連携する。
こうした一連の流れをZapierで自動化することで、処理のスピードアップとミスの削減を実現できるのです。

Zapierの導入事例としては、ある人材紹介会社の例が挙げられます。
同社では、求人応募者の情報をGoogleフォームで収集し、Zapierを用いてCRMシステムに自動登録。
また、応募者とのメールのやり取りもZapierで自動化し、担当者の業務負荷を大幅に削減したといいます。
その結果、応募者対応の速度と品質が向上し、採用数の増加にもつながったそうです。

Zapierの導入に際しては、いくつか注意点もあります。
連携するサービス間のデータの整合性を保つためには、入念な設計が必要不可欠。
また、連携が想定通りに動作するかを十分にテストし、エラー処理の仕組みも用意しておく必要があります。
セキュリティ面での配慮も欠かせません。
機密情報を扱う際は、アクセス権限の設定を慎重に行いましょう。

とはいえ、Zapierがもたらすメリットは非常に大きいと言えます。
様々なWebサービスを連携し、業務フローを自動化することで、事務作業の生産性は飛躍的に向上するでしょう。
先に紹介したSlackやTrello、Kintoneなどとの組み合わせにより、より高度な自動化も可能。
バックオフィス業務の効率化に向けて、Zapierの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

Zapierのようなツールは、業務の自動化とデジタル化を推進する上で欠かせない存在と言えます。
APIエコノミーと呼ばれる潮流の中で、Webサービス間の連携はますます重要度を増しています。
事務作業の自動化においても、単一のツールだけでなく、複数のサービスを組み合わせ、データやプロセスをシームレスにつなげることが求められるでしょう。

6.ドキュメント管理を効率化するGoogle Workspace

事務作業において、ドキュメント管理は非常に重要です。
しかし、ファイルの共有や編集、バージョン管理などに手間取り、業務の効率が下がってしまうこともしばしば。
そこで、注目したいのがクラウドベースのオフィススイート「Google Workspace」です。

Google Workspaceは、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドなど、様々なアプリケーションを提供するサービス。
クラウド上でファイルを共有し、リアルタイムに編集できるのが大きな特徴です。
また、Gmail、Googleカレンダー、Googleミートなどとの連携も可能で、コミュニケーションやスケジュール管理も含めた、包括的な業務効率化が実現します。

事務作業におけるGoogle Workspaceの活用方法は多岐にわたります。
例えば、稟議書や契約書などの重要文書をGoogle ドキュメントで作成し、関係者と共有。
リアルタイムでの編集やコメントのやり取りにより、スムーズな意思決定が可能になります。
また、Googleスプレッドシートでデータをクラウドにストックすることで、情報の一元管理とアクセス性の向上が実現。
ペーパーレス化はもちろん、場所を問わないリモートワークにも対応可能です。

Google Workspaceの導入事例としては、ある金融機関の例が挙げられます。
同社では、Google Workspaceを全社的に導入し、ドキュメント管理の効率化を実現。
行員間の協業が促進され、業務のスピードアップとペーパーレス化が進んだといいます。
また、テレワークの導入にもつながり、ワークライフバランスの改善や、オフィスコストの削減にも効果を発揮したそうです。

Google Workspaceの導入に際しては、いくつか留意点もあります。
まずは、ファイル管理のルール作りが重要。
フォルダ構成や命名規則などを標準化し、誰もが直感的に必要なファイルにアクセスできる環境を整える必要があるでしょう。
また、セキュリティ対策も欠かせません。
二要素認証の導入やアクセス権限の設定など、適切な管理体制を敷くことが求められます。

とはいえ、Google Workspaceがもたらすメリットは計り知れません。
クラウドを活用したドキュメント管理により、事務作業の生産性は飛躍的に向上するでしょう。
先に紹介したSlackやTrelloとの連携も可能で、コミュニケーションとタスク管理のシームレスな統合が実現します。
バックオフィス業務の効率化に向けて、Google Workspaceの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

ドキュメント管理のクラウド化は、もはや大企業だけの話ではありません。
中小企業や個人事業主にとっても、大きなメリットがあるのです。
事務作業の自動化と並行して、働き方そのものを変革していく。
そのための強力なツールとして、Google Workspaceに注目が集まっています。

ではもう一度、文章をまとめてみます。

7.ファイル共有を自動化するDropbox

事務作業の効率化に欠かせないのが、ファイル共有の円滑化。そこで注目したいのがクラウドストレージサービス「Dropbox」です。

Dropboxは直感的な操作性と高度なセキュリティが魅力。クラウド上にファイルを保存し、他のユーザーと共有できます。場所を問わず、必要なファイルにアクセス可能。事務作業の効率化とペーパーレス化を同時に実現します。

取引先との契約書のやり取りもDropboxなら簡単。常に最新のファイルにアクセスできるので、バージョン管理の手間も省けます。社内の情報共有にも効果的。建設会社の事例では、図面のやり取りにDropboxを導入し、業務効率と経費節減を実現したそうです。

導入には、ファイル管理のルール作りやアクセス権限の設定など、いくつかの注意点があります。しかし、その努力は必ず報われるはず。Google Workspaceとの併用も効果的で、例えばGoogleドキュメントとの自動連携により、バージョン管理と共有の自動化が可能です。

事務作業の自動化には、複数のサービスを組み合わせることが重要。DropboxはGoogle Workspaceと並ぶ、欠かせないツールの一つと言えるでしょう。クラウドストレージは今や、リモートワークにも不可欠のインフラ。Dropboxで、場所と時間に囚われない柔軟な働き方を実現しましょう。

8.SNS運用を効率化するHootsuite

SNSマーケティングは今や、ビジネスに欠かせない戦略の一つ。
しかし、複数のSNSを管理するのは至難の業。
投稿内容の作成や、最適な投稿タイミングの見極めなど、運用には多大な労力を要します。
そこで、SNS運用の自動化に役立つのが「Hootsuite」です。

Hootsuiteは、Facebook、Twitter、LinkedInなど、複数のSNSを一元管理できるツール。
直感的なダッシュボードから、投稿のスケジューリングや、パフォーマンスの分析が可能です。
また、チームでのコラボレーション機能も充実。
ロールベースのアクセス管理により、セキュリティを担保しつつ、効率的な運用が実現します。

SNSマーケティングにおけるHootsuiteの活用方法は多岐にわたります。
例えば、あらかじめ投稿内容を準備し、最適なタイミングで自動投稿。
フォロワーの活動が活発な時間帯を狙うことで、エンゲージメントの向上が期待できるでしょう。
また、競合他社のSNS動向もHootsuiteで一括モニタリング。
リアルタイムの情報収集により、素早い戦略立案が可能になります。

SNSの運用は、もはやマーケターだけの仕事ではありません。
顧客サポートや、広報活動にも活用の幅が広がっています。
その意味で、Hootsuiteは事務作業全般の効率化に寄与するツールと言えます。
Zapierとの連携により、他のビジネスアプリとのデータ連携も可能。
SNSマーケティングを起点に、業務全体の自動化を進めてみてはいかがでしょうか。

9.営業事務を自動化するSalesforce

営業活動は、ビジネスの生命線。
しかし、その裏には地味な事務作業が山積みです。
顧客情報の管理、商談の記録、見積書の作成など、営業事務は多岐にわたります。
これらを手作業で行うのは、非効率であり、ミスも発生しがち。
そこで、営業事務の自動化に威力を発揮するのが「Salesforce」です。

Salesforceは、世界的に有名なCRM(顧客関係管理)システム。
クラウドベースのプラットフォームにより、顧客情報を一元管理できます。
また、営業プロセスの自動化機能も充実。
リードの獲得から、商談の進捗管理、契約締結まで、一連の業務をシームレスに行えるのです。

営業事務におけるSalesforceの活用方法は多彩。
例えば、Webフォームから収集したリード情報を自動的にSalesforceに取り込み。
リードの優先度に応じて、営業担当者に自動でタスクを割り当てることができます。
また、商談の進捗をSalesforce上で管理。
次のアクションを提案してくれるAI機能により、営業活動を効率化できるでしょう。

Salesforceの導入事例としては、ある IT企業の事例が興味深い。
同社では、Salesforceを活用し、リードの管理を自動化。
その結果、営業担当者の事務作業が50%削減され、商談に費やす時間が増えたといいます。
また、AIによる営業プロセスの最適化により、成約率が15%向上。
営業の自動化が、業績アップに直結した好例と言えるでしょう。

Salesforceの導入には、いくつか注意点もあります。
まずは、自社の営業プロセスに合わせたカスタマイズが重要。
Salesforceは高い拡張性を誇りますが、その分、設定には専門的な知識が求められます。
また、営業データのクリーンさにも気を配りましょう。
正確なデータがあってこそ、自動化の恩恵を最大限に享受できるのです。

営業は、事務作業の自動化だけでなく、戦略立案にもデジタルツールの活用が欠かせません。
その意味で、SalesforceとBIツールの連携は非常に有効。
例えば、TablauとSalesforceを統合することで、営業データの可視化と分析が容易になります。
データドリブンな意思決定により、営業活動の高度化を図っていきましょう。

10.経費精算を自動化するReceiptBank

経費精算は、どの企業でも頭を悩ませる業務の一つ。
領収書の収集、申請書の作成、承認プロセスの管理など、手間と時間がかかるものです。
しかも、経費の不正利用や、申請漏れなどのリスクも伴います。
これらの課題を解決し、経費精算を自動化するのが「ReceiptBank」です。

ReceiptBankは、AIを活用した経費精算ツール。
スマートフォンで領収書を撮影するだけで、自動的にデータが抽出され、経費申請が作成されます。
また、クレジットカードや銀行口座との連携により、経費データの自動取り込みも可能。
面倒な手入力作業から、経理担当者を解放してくれるのです。

経費精算におけるReceiptBankの活用シーンは多様。
例えば、出張経費の申請。
出張先で撮影した領収書データが、リアルタイムでクラウドに同期。
経理担当者は、ReceiptBank上で申請内容を確認し、ワンクリックで承認できます。
また、経費データをERPシステムと連携させることで、会計処理の自動化も実現。
月末の決算作業が、大幅にスピードアップするでしょう。

ReceiptBankの導入事例としては、あるコンサルティング会社の例が参考になります。
同社では、ReceiptBankを導入し、経費申請のペーパーレス化を実現。
その結果、経費処理にかかる時間が70%削減され、生産性が大幅に向上したといいます。
また、経費データの可視化により、不正利用のリスクも低減。
コンプライアンス強化にも役立ったそうです。

ReceiptBankの導入には、いくつか工夫が必要です。
まずは、経費規定の見直し。
ReceiptBankに合わせて、申請のルールを明確化し、社内に周知しましょう。
また、従業員へのトレーニングも欠かせません。
ツールの使い方を丁寧に説明し、定着を図ることが重要です。

経費精算の自動化は、経理業務全体の効率化につながります。
ReceiptBankとクラウド会計ソフトを連携させることで、リアルタイムの財務データ把握が可能に。
経営判断の迅速化に寄与するでしょう。
さらに、ReceiptBankのデータをBIツールで分析すれば、経費の最適化も期待できます。
支出パターンの可視化により、無駄な経費を削減していけるはずです。

総合的な事務代行サービス「リルデイジー」

ここまで、事務作業を自動化する様々なツールを紹介してきました。
でも、ツールを導入・運用するのも、また一苦労。
自社だけでは手に負えない、そんな時に頼りになるのが、事務代行サービスです。
中でも、総合的なバックオフィス支援を提供する「リルデイジー」は、注目に値するサービスと言えるでしょう。

リルデイジーは、経理や総務、人事、営業サポートなど、幅広い事務作業を代行。
豊富な実績と、高いスキルを持つスタッフが、企業の事務負担を大幅に軽減してくれます。
単なる作業の代行だけでなく、業務フローの最適化や、ツールの導入支援なども行うのが特徴。
まさに、バックオフィス業務のパートナーとして、企業の成長を下支えしてくれる存在と言えます。

リルデイジーの強みは、何と言っても柔軟性の高さ。
クライアントのニーズに合わせて、サービス内容をカスタマイズ可能。
事務作業の一部だけでなく、バックオフィス全体をトータルでサポートしてくれるので、企業は安心して業務を任せられます。
また、リモートでのサービス提供にも対応。
オンラインでのコミュニケーションを活用し、スピーディかつ効率的に業務を遂行してくれるのです。

事務作業の自動化とアウトソーシング。
この2つのアプローチを組み合わせることで、バックオフィス業務は大きく変革できます。
自社だけでは得難い専門性と、最新のテクノロジー。
それらを事務代行サービスという形で借りることで、効率的かつ戦略的な業務運営が可能になるのです。
リルデイジーのような、頼れるパートナーと協働し、新しい働き方を模索してみてはいかがでしょうか。

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