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事務コストを抑えて利益率アップ!経営者が知るべき業務効率化のコツ

事務コストが、ビジネスの足かせになっている。 そんな悩みを抱えているスタートアップ経営者は、きっと少なくないはずです。 会社の成長とともに増える事務作業。経理や総務、営業事務など、バックオフィス業務に社内リソースを取られ、 固定費がじわじわと膨らんでいく。気づけば、その負担が利益率を圧迫している──。 こんな状況に頭を悩ませていませんか?

でも、ご安心ください。事務作業を効率化することで、コストを抑えつつ利益率を改善するチャンスがあります。 ムダな業務をそぎ落とし、フローを最適化する。アウトソーシングで固定費を変動費に転換する。 IT化による生産性の向上で、ミスや手戻りを防ぐ。そうした施策を重ねることで、会社の体質は変わっていくのです。

本記事では、スタートアップ経営者必見の事務コスト削減テクニックを詰め込みました。 業務の棚卸しから効率化の具体策、事務代行サービス活用のコツまで、実践的なノウハウが満載。 ぜひ最後まで目を通していただき、明日からの経営にお役立てください。

事務作業の効率化とコスト削減。その先にあるのは、利益率の向上と更なる成長です。 今こそ、事務コストの問題に真正面から向き合うとき。 一緒に、その解決策を探っていきましょう!

事務代行・バックオフィス代行は
女性オンラインアシスタントのリルデイジーへ

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事務コストが利益率に与える影響

スタートアップの経営者なら、耳にしたことがあるかもしれません。 「売上が伸びても、なかなか利益が出ない…」 その原因の一つが、見過ごされがちな事務コストの存在です。

事務作業は、ビジネスの規模に比例して増えていくもの。 従業員が10人から20人、50人へと増えるにつれ、経理や総務、営業事務の量も自然と膨らんでいきます。 そのため、事務コストは知らず知らずのうちに固定費化し、利益を圧迫する要因になってしまうのです。

実際、スタートアップの経営者を対象としたある調査では、 全体の約60%が「事務作業のコストが利益率の改善を阻んでいる」と回答しています。また、バックオフィス業務の効率化に成功した企業は、そうでない企業に比べて 利益率が平均15%以上高いという結果も出ています。

こうしたデータが示すのは、事務コストのコントロールが、利益率に大きな影響を及ぼすということ。 放置すれば、せっかくの売上アップも台無しになりかねません。

例えば、年商1億円のスタートアップがあったとします。 バックオフィス業務のコストが売上の5%だとすると、その額は年間500万円。 ここを3%まで下げられれば、200万円のコスト削減になります。 利益が1,000万円だったとしたら、その改善幅は20%にもなる計算です。

経営者の皆さんなら、このコスト削減の大きさを実感いただけるのではないでしょうか。 「売上を伸ばすこと」ももちろん重要ですが、「コストを減らすこと」もまた、利益率改善の大きな鍵を握っています。

だからこそ、事務コストの最適化には早めに着手すべきなのです。 受注の増加や人員の拡大など、嬉しい悩みに直面する前に、 コスト構造の見直しに動き出す。 それが、利益を生み出し続ける強い体質をつくるためのポイントなのです。

業務の棚卸しで効率化のポイントを探る

事務コストの削減は、業務の棚卸しから始まります。 どんな作業にどれだけの時間とリソースを使っているのか。 その実態を把握することが、効率化への第一歩なのです。

とは言え、事務作業の範囲は広いもの。 経理や総務、営業事務、マーケティング、WEB・SNS運用など、多岐にわたります。 いきなり全体を俯瞰しようとしても、なかなかポイントは見えてきません。

そこで重要なのが、業務を分野ごとに分類し、細分化していくこと。 まずは大枠で仕分けをし、それぞれの中身を具体的な作業レベルで書き出していきます。

例えば、営業事務なら「見積書の作成」「請求書の発行」「売上データの入力」など。 総務・経理では「勤怠管理」「経費精算」「請求書の処理」「決算業務」といった具合です。 マーケティングなら「市場調査」「販促キャンペーンの事務」「顧客データ管理」など。 WEB・SNS運用では「ホームページ更新」「ブログ投稿」「SNS対応」「アクセス解析」などが挙げられるでしょう。

こうして一つ一つの業務を可視化することで、ムダや非効率が見えてきます。 本当に必要な作業なのか、もっと簡単な方法はないのか。 担当者の適性は合っているのか、属人化していないか。 業務の流れは最適か、ボトルネックはどこにあるのか。

こうした問いを立てながら、業務の棚卸しを進めていきます。 ただ作業を書き出すだけでなく、その内容や進め方、目的までしっかり見直す。 そうすることで、初めて効率化のポイントが浮かび上がってくるのです。

とはいえ、全ての課題に同時に取り組むのは現実的ではありません。 優先順位をつけ、着手するテーマを絞り込むことが肝要です。

「これは今すぐ改善すべきだ」 「ここは中長期的な課題だな」 「この部分は外部リソースを活用できそうだ」

業務の棚卸しで見えてきた課題を、経営者の視点で仕分けていく。 その作業なくして、効果的なコスト削減は望めません。

まずは目の前の事務作業を細分化し、ムダや非効率に目を向けてみましょう。 そこから見えてくるものこそが、効率化の突破口となるはずです。

事務作業のアウトソーシングで変動費化

業務の棚卸しが終わったら、いよいよ効率化の実行フェーズです。 その有力な選択肢の一つが、事務作業のアウトソーシング。 外部リソースを活用することで、固定費を変動費に転換し、コスト構造をスリム化できるのです。

事務作業は、社内で正社員が担当しているケースがまだまだ多いもの。 でも、それって本当に合理的でしょうか? 常に一定量の業務があるわけではないのに、固定の人件費を払い続けるのは、経営的にみて非効率。 むしろ、必要な時に必要な分だけ外部リソースを使った方が、コストを最適化できるはずです。

アウトソーシングのメリットは、何も経費削減だけではありません。 事業環境の変化に合わせて、業務量を柔軟に調整できる点も大きな魅力。 例えば、繁忙期と閑散期で作業量が大きく変動する場合、社員の稼働率を一定に保つのは至難の業。 かと言って、繁忙期だけ短期的に人を増やすのも、採用コストや教育コストを考えると現実的ではありません。

こんな時こそ、アウトソーシングの出番です。 必要に応じて外部リソースを調達し、不要になったらすぐにオフにする。 そんな柔軟なリソース活用が可能になるのです。

もちろん、アウトソーシングですべてが解決するわけではありません。 情報管理のリスクや、コミュニケーションのコスト、質のコントロールの難しさなど、懸念点も少なくありません。

だからこそ重要なのが、信頼できる委託先を選ぶこと。 単に安ければいいという訳ではなく、セキュリティ面での信頼性や、実績、スタッフの質など、 総合的な判断が求められます。 自社の業務内容や企業文化とマッチするパートナーを見つけることが、 アウトソーシングを成功に導く鍵となるでしょう。

さて、ここで気になるのが、「どの業務をアウトソーシングすべきか」という点ですよね。 正直、すべての事務作業を外部委託できれば理想的。 でも、現実的には得意分野や、機密情報の扱いなどを考慮し、徐々に範囲を広げていくのが賢明です。

例えば、給与計算や社会保険手続きなどの定型的な人事労務業務、 経費精算や請求書発行などの経理業務は、比較的アウトソーシングしやすい分野。 マーケティングリサーチやWebコンテンツ制作なども、外部リソースの専門性を活かしやすい領域と言えます。

一方で、高度な判断が求められる経営企画や、 機密情報を多く扱う法務関連業務などは、社内で担うケースが多いでしょう。 そうした戦略的な業務は、徐々に外部委託の度合いを高めていくのが得策かもしれません。

自社の状況を見極めつつ、アウトソーシングの範囲を決めていくことが肝要です。 小さく始めて、徐々に領域を広げていく。 そんな柔軟な発想を持つことが、事務作業の変動費化を成功に導くでしょう。

社内リソースを収益部門にシフト

事務作業の効率化は、コスト削減だけが目的ではありません。 生まれた社内リソースを、収益に直結する部門に振り向けることこそが本当の狙いです。

アウトソーシングで捻出した時間とエネルギーを、営業や企画、マーケティング、開発など、付加価値を生み出す業務に投入。 売上アップと利益率の改善を狙っていきましょう。

経理や総務の効率化で生まれた余力を営業活動に充てたり、マーケティングや企画業務の効率化で新商品開発や販促施策の立案に注力したり。 付加価値の高い打ち手を生み出し、競争力の向上を目指せるはずです。

ただし、単に人を動かせばいいという訳ではありません。 適材適所の配置と、スキルアップのサポートが欠かせません。 一人ひとりのキャリアプランと会社の方向性をすり合わせながら、最適なシフトを実現することが求められるのです。

加えて、「誰がどの業務を担当するか」だけでなく、「どうやって行うか」の改善も忘れずに。 営業やマーケティングの手法自体を見直し、より効率的・効果的なやり方を追求することが肝要です。

事務作業の効率化は通過点。そこで生まれたリソースを、収益部門の強化に振り向けるべきなのです。 「稼ぐ力」を高める体制を整備し、トップラインとボトムラインの両面から利益率の改善を目指す。 効率化の先に見据えるべきは、そんな攻めの経営の実現なのです。

バックオフィスの効率化と収益部門へのシフト。 その両輪の取り組みを通じて、会社の体質を筋肉質に変えていきましょう。

事務代行サービス「リルデイジー」の活用メリット

事務作業の効率化とコスト削減を実現するには、頼れるパートナーの存在が欠かせません。 その有力な選択肢の一つが、事務代行サービス「リルデイジー」です。

リルデイジーは、バックオフィス業務のアウトソーシングに特化したサービス。 経理や総務、営業事務、マーケティングなど、幅広い領域の事務作業を請け負います。 スタートアップ支援の実績も豊富で、成長企業特有のニーズに柔軟に対応してくれるのが強みです。

リルデイジーの最大の魅力は、専任担当者による手厚いサポート体制。 社内の業務内容を深く理解し、最適な業務フローを設計してくれます。 定期的な打ち合わせを通じて、クライアントとの緊密なコミュニケーションを図るのも特徴。 単なる作業の代行だけでなく、業務改善のための提案も期待できるでしょう。

また、従量課金制の柔軟な料金体系も評価できるポイントです。 事業の成長に合わせて、無理のないペースでアウトソーシングを拡大できます。 繁忙期や閑散期の変動にも柔軟に対応してくれるので、コストの最適化が可能に。 スタートアップの財務状況に合わせたサービス設計が可能なのです。

リルデイジーは、スタートアップの成長を加速するバックオフィスパートナーとして最適。 事務作業の効率化とコスト削減を実現し、経営資源を収益部門にシフトさせる。 そのための心強い味方となってくれるはずです。

まずは、お気軽にお問い合わせください。 専任スタッフが、御社の課題に合わせたサービスプランを、具体的にご提案いたします。 事務代行のプロ集団が、バックオフィス業務のお悩みを解決し、 スタートアップの躍進を力強くサポートいたします。

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