事務代行リルデイジーはオンラインでアシスタントが業務を代行し、人手不足を解消するサービスです

データ入力外注のすすめ|メリットと選び方

毎日のデータ入力作業、頭を悩ませていませんか?

  • 「大量の紙の書類、入力するのに何日かかるんだろう…」
  • 「データ入力にかかる時間がもったいない」
  • 「ミスが心配で、何度もチェックしている」

こんな悩み、どこかで聞いたことありませんか?もしかしたら、あなた自身が今まさにこんな思いをしているかもしれません。

実は、これらの悩みを解決する強い味方があるんです。それが「データ入力の外注」。

でも、「外注って難しそう…」「本当に任せて大丈夫?」そんな不安も出てきますよね。

大丈夫です。この記事を読めば、きっと答えが見つかるはずです。データ入力外注のメリットから、おすすめのサービス、そして選び方まで、わかりやすくお伝えします。

データ入力の負担から解放されて、本業に集中できる日々。それは、思っているより近くにあるかもしれません。

外注を活用すれば、以下のようなメリットが期待できます:

  1. 時間の節約:本業に集中できる
  2. コスト削減:人件費を抑えられる
  3. 高い精度:プロの技術で入力ミスを減らせる
  4. 柔軟な対応:急な大量入力にも対応可能

あなたのビジネスを次のステージへ押し上げるデータ入力外注について、詳しく見ていきましょう。

次は、データ入力外注サービスでどんなことができるのか、具体的に解説していきます。きっと「これなら任せられる!」というポイントが見つかるはずです。

目次

事務代行・バックオフィス代行は
女性オンラインアシスタントのリルデイジーへ

パソコンで出来る業務なら何でもお任せ下さい

専属ディレクターによる
業務分析と対応

各企業に専属のディレクターがつき、業務内容を詳しくヒアリング。最適な業務フローを設計し、適切なスタッフをアサインします。

女性スタッフによる
きめ細やかなサポート

リルデイジーのスタッフは全員が女性。女性ならではの細やかな心配りと柔軟なコミュニケーションで、クライアントのニーズに的確に対応。

総勢200人のスタッフによる
安定したサービス提供

フリーランスのクラウドソーシングと違い多数のスタッフが常駐。途中で業務を投げ出されるリスクがありません。

1.データ入力外注って何ができるの?

「データ入力外注」と聞いて、どんなイメージを持ちますか?実は、思っている以上に幅広い業務を任せられるんです。ここでは、具体的にどんなことをお願いできるのか、見ていきましょう。

1.1 アンケートや名刺もおまかせ

  • アンケート入力:紙のアンケート結果をExcelなどに入力
  • 名簿入力:紙の名簿をデータベース化
  • 名刺入力:大量の名刺情報を顧客管理システムに登録

例えば、展示会で集めた100枚の名刺。これを自分で入力するとなると、丸1日かかってしまうかもしれません。でも外注すれば、その間に新規顧客へのアプローチに時間を使えますね。

1.2 本やはがきもデジタル化

  • 書籍・冊子の入力:紙の文書を電子データ化
  • はがきの入力:キャンペーンの応募はがきなどの情報をデータ化

古い資料や書籍をデジタル化して検索しやすくしたい、そんな時にも活用できます。

1.3 申込書・契約書もスッキリデータに

  • 申込書のデータ入力:紙の申込書の内容をシステムに入力
  • 契約書のデータ化:紙の契約書をPDF化し、必要な情報を抽出

紙の書類の山と格闘する必要はありません。デジタル化することで、情報の検索や管理が格段に楽になりますよ。

1.4 入力だけじゃない!分析までサポート

  • データクレンジング:入力されたデータの重複削除や形式統一
  • 単純集計:入力データの基本的な集計作業
  • クロス集計:複数の項目を掛け合わせた分析

データを入力するだけでなく、簡単な分析まで依頼できるサービスも。これなら、経営判断に必要な情報をすぐに手に入れられます。

いかがでしょうか?思っていた以上に幅広い業務を外注できることがわかったのではないでしょうか。

次は、こうしたデータ入力を外注することで得られるメリットについて、もっと詳しくご説明します。「うちの会社でも使えるかも!」そんな発見があるはずです。

2.データ入力を外注するといいことずくめ?

データ入力の外注、実はたくさんのメリットがあるんです。ここでは、主な3つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

2.1 本業に集中できる!生産性アップの秘訣

  • 時間の有効活用:データ入力に費やしていた時間を本業に使える
  • 集中力の向上:細かな作業から解放され、重要な業務に注力できる
  • 創造的な仕事の増加:定型業務を減らし、新しいアイデアを生み出す時間に

例えば… 営業部長の田中さんは、毎月の売上データ入力に1日使っていました。外注後は、その時間を新規顧客開拓に使えるように。結果、売上が15%アップ!

2.2 突然の大量入力も怖くない

  • 柔軟な対応:急な大量データでもプロのチームが迅速に対応
  • 納期の厳守:経験豊富なスタッフが確実に期日までに仕上げる
  • スケールメリット:多くの人手を使えるので、大量データも効率的に処理

こんな時にも… マーケティング部の佐藤さん、大規模アンケートを実施したものの、3000件の回答に青ざめていました。外注サービスを利用したら、なんと2日で入力完了!分析にすぐ取り掛かれました。

2.3 人件費削減でお財布にやさしい

  • 固定費の削減:専任の入力担当者を雇う必要がなくなる
  • 効率的なコスト管理:必要な時に必要な分だけ利用できる
  • 品質と価格のバランス:プロの技術で高品質なデータを適正価格で

試算してみると… 経理部の山田さんが計算したところ、データ入力専任の社員を雇うより、外注サービスを使う方が年間で約30%のコスト削減に!

これらのメリットを活用すれば、会社全体の生産性向上につながります。でも、「デメリットはないの?」と思う方もいるはず。

次は、データ入力外注の注意点とその対策について見ていきます。メリット・デメリット両方を理解した上で、賢い選択をしていきましょう!

3.外注の落とし穴と対策

データ入力の外注、いいことばかりに聞こえますよね。でも、ちょっと待って!いくつか注意すべきポイントもあるんです。ここでは、よくある心配事とその対策を見ていきましょう。

3.1 情報漏洩が心配…でも大丈夫!

心配なこと:

  • 機密情報が外部に流出するリスク
  • 個人情報の取り扱いに不安

対策:

  1. 信頼できる会社を選ぶ:
  • プライバシーマークやISO27001認証取得企業を優先
  • 実績や評判をしっかりチェック
  1. 契約書をしっかり確認:
  • 秘密保持条項(NDA)の有無を確認
  • 情報の取り扱いルールを明確に
  1. データの匿名化:
  • 可能な範囲で個人情報をマスキング
  • 必要最小限の情報だけを提供

例えば…
A社では、顧客データを外注する際、氏名をIDに置き換えて送信。万が一の漏洩時にも個人を特定できないよう工夫しています。

3.2 スムーズなコミュニケーションのコツ

心配なこと:

  • 細かな指示が伝わらない
  • 進捗状況がわからない
  • 急な変更に対応してもらえるか不安

対策:

  1. 事前の打ち合わせを丁寧に:
  • 要望や注意点を具体的に伝える
  • サンプルデータを使って説明
  1. コミュニケーションツールの活用:
  • チャットやビデオ会議を積極的に使用
  • 定期的な進捗報告の仕組みを作る
  1. 柔軟な対応ができる会社を選ぶ:
  • 急な変更にも対応可能か事前に確認
  • 担当者の連絡先や対応可能時間を把握

活用例:
B社では、外注先とのコミュニケーションにSlackを導入。リアルタイムで質問や確認ができ、作業効率が大幅アップ!

これらの対策を取ることで、外注の落とし穴を避け、そのメリットを最大限に活かすことができます。

「でも、結局どの会社を選べばいいの?」そんな疑問にお答えするため、次は、データ入力代行会社の選び方について詳しく解説します。失敗しない選び方のポイントをしっかり押さえていきましょう!

4.失敗しない!データ入力代行会社の選び方7つのポイント

いざデータ入力を外注しようと思っても、どの会社を選べばいいか迷いますよね。ここでは、失敗しないための7つのチェックポイントをご紹介します。

4.1 コスパ重視?それとも品質?

  • 料金体系をチェック:固定制か従量制か、最低料金は?
  • 品質と価格のバランスを見る:安すぎる場合は要注意
  • 隠れコストがないか確認:初期費用や追加料金の有無

ポイント:自社の予算と優先順位を明確にしてから比較しましょう。

4.2 入力ミスはNG!精度の確認方法

  • 保証精度を確認:99.9%以上が一般的
  • ダブルチェック体制の有無:複数人での確認が望ましい
  • 業界特有の用語や表記への対応力:専門知識の必要な入力の場合は特に重要

例:医療系のデータ入力なら、医療用語に詳しいスタッフがいるかチェック。

4.3 人力 vs 機械、どっちがいい?

  • 手入力:複雑なデータや手書き文書に強い
  • OCR(光学文字認識):大量データの高速処理が可能
  • AI活用:高度な判断が必要な場合に有効

ポイント:データの種類や量によって最適な方法を選びましょう。

4.4 何でもお願いできる?対応範囲をチェック

  • 取り扱えるデータ形式:紙、画像、PDF等
  • 特殊な業務への対応:統計処理、データクレンジング等
  • 多言語対応:必要に応じて確認

4.5 急ぎの仕事も安心?納期の確認

  • 標準納期のチェック:通常どのくらいで納品されるか
  • 急ぎ対応の可否:追加料金で早めてもらえるか
  • 大量データの処理能力:一度にどのくらいの量を扱えるか

4.6 大切な情報を守る!セキュリティ対策

  • 情報セキュリティ認証の有無:ISO27001やプライバシーマーク等
  • 物理的なセキュリティ:入退室管理、撮影禁止等
  • データ保管・廃棄方法:暗号化、完全消去の実施

4.7 実績豊富な会社の見分け方

  • 取引企業数や継続率をチェック
  • 似たような業種での導入事例を確認
  • 口コミや評判を調査:ネットの評価だけでなく、可能なら直接話を聞く

これらのポイントをしっかりチェックすれば、自社にピッタリのデータ入力代行サービスが見つかるはずです。

さて、具体的にどんな会社があるのか気になりますよね。次は、おすすめのデータ入力代行サービス10選をご紹介します。高精度派とコスパ重視派、それぞれの特徴を比較してみましょう!

とことん比較!おすすめデータ入力代行サービス10選

データ入力代行サービス、たくさんありすぎて迷ってしまいますよね。ここでは、高精度重視の5社とコストパフォーマンス重視の5社をピックアップしてご紹介します。

5.1 高精度派におすすめ5社

  1. 株式会社うるるBPO
    特徴:日本最大級の実績、AIと人力のハイブリッド方式
    精度:99.98%
    強み:5,400社の導入実績、ISO 27001認証取得
  2. HELP YOU
    特徴:アシスタント型サービス、多様な業務に対応
    強み:クライアントの平均継続利用率98%、柔軟な対応力
  3. 株式会社プロセス・マネジメント
    特徴:ペーパーレス化推進、業務改善コンサルティングも
    精度:99.9%以上
    強み:個人情報保護士の資格を持つ社員による高セキュリティ
  4. 株式会社スマートゲート
    特徴:12年間の無事故記録、出版物のデータ化に強み
    精度:99.98%
    強み:独自開発システムによる効率化、コストパフォーマンスの良さ
  5. クラリテ株式会社
    特徴:最低料金なし、小規模案件にも対応
    強み:ベリファイ方式でのダブルチェック、最短即日納品

5.2 コスパ重視派におすすめ5社

  1. リルデイジー
    特徴:中小企業向けの柔軟なサービス
    強み:女性専属マネージャーによるきめ細やかなサポート、幅広い業務範囲に対応
  1. 株式会社シスプロデータプロ
    特徴:格安料金、自動化ツールの活用
    精度:99.98%
    強み:中国のデータセンターとの提携による低コスト化
  2. リスモン・マッスル・データグループ
    特徴:海外センターを活用した低コスト化
    精度:99.96%
    強み:DXやAIの導入による短納期対応
  3. 文字入力.com「ビーアウト」
    特徴:激安価格、日本人スタッフによる手作業
    精度:99.9%
    強み:手書き文字にも対応、丁寧な作業
  4. AI-OCRらくスルー
    特徴:AI-OCRツールを活用した自社運用型サービス
    精度:96.7%
    強み:外部委託不要でセキュリティ面に安心、低コスト

これらのサービスを比較しながら、自社のニーズに合ったものを選んでいきましょう。

でも、「実際にどう使えばいいの?」という疑問も出てくるはず。次は、データ入力外注の具体的な活用例をご紹介します。きっと、あなたの会社でも使えるヒントが見つかるはずです!

6.こんな風に使えます!データ入力外注の活用例

データ入力外注、実際どんな風に活用できるのでしょうか?ここでは、中小企業での活用例と大規模プロジェクトでの活用例をご紹介します。

6.1 中小企業さんの業務改革

Case 1: 飲食店チェーンA社の顧客データ管理
課題:紙のアンケート情報をデータ化する時間がない
解決策:月1回のペースでアンケート入力を外注
結果:

  • スタッフの残業時間が月20時間削減
  • データを基にしたマーケティング施策で売上10%アップ

Case 2: 不動産会社B社の物件情報管理
課題:日々更新される物件情報の入力に追われる
解決策:物件情報入力を全面的に外注
結果:

  • 営業担当者の業務時間の30%が顧客対応に充てられるように
  • 成約率が15%向上

ポイント:

  • 定期的に発生する作業を外注することで、業務効率が大幅アップ
  • freed upした時間を本業に使うことで、売上向上につながる

6.2 大規模プロジェクトでの活用術

Case 3: 製造業C社の在庫棚卸し
課題:年1回の棚卸しデータ入力に膨大な時間がかかる
解決策:OCRとAIを活用した入力サービスを利用
結果:

  • 作業時間が前年比70%削減
  • 入力ミスによる差異が90%減少

Case 4: 調査会社D社の大規模アンケート分析
課題:10万件のアンケート入力と基礎集計に時間がかかりすぎる
解決策:入力から単純集計までを一括で外注
結果:

  • データ化にかかる時間が2週間から3日に短縮
  • 分析に充てる時間が増え、より深い洞察を得られるように

ポイント:

  • 大量データ処理には、AIやOCRを活用したサービスが効果的
  • 入力だけでなく、基礎的な集計まで依頼することで、さらなる時間短縮が可能

これらの事例から、データ入力外注は単なる作業の効率化だけでなく、ビジネス全体の生産性向上や売上アップにもつながることがわかります。

「でも、うちはデータ入力以外の業務も外注したいな」と思った方もいるかもしれません。次は、データ入力代行と総合的なバックオフィス代行の違いについて解説します。どちらが自社に適しているか、一緒に考えていきましょう!

はい、次のセクションに進みましょう。

7.データ入力だけ?それともまとめて任せる?

データ入力外注の魅力がわかってきたところで、「他の業務も一緒に任せられないかな」と思い始めた方もいるでしょう。ここでは、データ入力代行と総合的なバックオフィス代行の違いを見ていき、どちらが自社に適しているかを考えます。

7.1 データ入力代行 vs バックオフィス代行

データ入力代行:

  • 特徴:データ入力に特化したサービス
  • メリット:専門性が高く、大量のデータを効率的に処理
  • デメリット:他の業務は別途依頼が必要

バックオフィス代行:

  • 特徴:経理、人事、総務など幅広い業務をカバー
  • メリット:複数の業務を一括で任せられる、業務間の連携がスムーズ
  • デメリット:データ入力のみの依頼では割高になる可能性

比較ポイント:

  1. 業務範囲:データ入力以外に外注したい業務はあるか
  2. コスト:単一業務 vs 複数業務のトータルコスト
  3. 管理の手間:複数会社との連絡 vs 一社での一括管理
  4. 専門性:特定業務の高度な専門性 vs 幅広い業務への対応力

7.2 貴社にぴったり 代行サービスの見つけ方

Step 1: 現状分析

  • 外注したい業務の洗い出し
  • 各業務にかかっている時間とコストの把握

Step 2: 目標設定

  • 外注による削減目標時間の設定
  • コスト削減目標の設定

Step 3: サービス比較

  • データ入力代行とバックオフィス代行それぞれの見積もり取得
  • 目標達成可能性の検討

Step 4: 試験導入

  • 小規模な業務から試験的に導入
  • 効果測定と改善点の洗い出し

例:
A社の場合:データ入力が主な負担 → データ入力代行を選択
B社の場合:経理全般の負担が大きい → バックオフィス代行を選択

ポイント:

  • 自社の状況と将来の展望を考慮して選択する
  • 必要に応じて、データ入力代行とバックオフィス代行の併用も検討

データ入力代行とバックオフィス代行、どちらを選ぶにしても、業務効率化への第一歩となります。自社の状況をよく見極めて、最適な選択をしていきましょう。

リルデイジーでは、入力代行に特化したチームの他に総勢200人以上のスタッフが在籍しています。バックオフィス全般に対応可能です。

さて、ここまでデータ入力外注について詳しく見てきました。「よし、始めてみよう!」と思った方もいるでしょう。最後は、実際の導入手順と成功のポイント、そしてリルデイジーのサービスについてご紹介します。

まとめ:データ入力外注でラクラク業務改革

データ入力外注、実際に始めるにはどうすればいいのでしょうか?

8.1 導入までの道のり

  1. 現状分析:現在の業務内容と時間を把握
  2. 目標設定:具体的な削減目標を決める
  3. サービス選び:複数社を比較検討
  4. 試験導入:小規模な業務から始める
  5. 本格導入:段階的に拡大、定期的に見直し

8.2 成功の秘訣

  • 明確なゴール設定
  • 丁寧な引き継ぎとコミュニケーション
  • 柔軟な対応と継続的な改善

8.3 リルデイジーのデータ入力サービス

特徴:

  • 中小企業向けのきめ細やかなサポート
  • 柔軟な料金プラン
  • 高品質なデータ入力
  • 幅広い業務に対応可能

データ入力だけでなく、他のバックオフィス業務でお悩みの方も、ぜひご相談ください。まずは無料相談から、最適なプランをご提案いたします。

コスパのいいデータ入力代行業者をお探しなら、お気軽にご相談ください

事務のアウトソーシングなら、お気軽にご相談ください







    事務担当が退職を希望したすぐに人手が欲しい月ごとに仕事量が変わるので人を雇えない一つだけでなく複数の業務を依頼したいコストダウンしたい経理や総務も依頼したい


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