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【実践編】社内サポート業務の生産性を高める3つのツール【無料】とその活用法

「社内ヘルプデスクに問い合わせが殺到して、目が回る毎日。  本来の業務が全然はかどらない。。。」

そんな嘆きを漏らすあなた。 社内サポート業務に追われ、生産性が落ちているのではないでしょうか。 ユーザーからの問い合わせ対応に追われて、本来の業務に手が回らない。 属人的な運用に依存しすぎて、チーム全体の効率が上がらない。 そんな悩みを抱えている部門は、きっと少なくないはず。

でも、大丈夫。 実は、適切なツールを活用することで、 社内サポート業務の効率化と生産性の向上が実現できるんです。 しかも、無料で使えるツールを組み合わせれば、 コストをかけずに業務改善に取り組めるのが魅力的。

本記事では、社内サポート業務の効率化に役立つ3つの無料ツールとその活用法を、徹底的に解説します。 問い合わせ管理の「osTicket」、ナレッジベースの「MindTouch」、リモートアクセスの「リモートアシスタンス」。 これらのツールの特徴と具体的な使い方を、実践的な視点からお伝えします。

記事を読み進めるだけで、明日からの業務改善に活かせるヒントが見つかるはず。 ツールを効果的に組み合わせることで、社内サポート業務のあり方が劇的に変わるかもしれません。

でも、ツールを使いこなすには、一定の導入コストと専門スキルが必要なのも事実。 そこで、業務のプロに頼るという選択肢もおすすめです。 事務代行サービス「リルデイジー」なら、社内サポート業務の最適化を強力にバックアップしてくれるはずですよ。

社内サポート業務の効率化を通じて、部門の生産性を高める。 そのための実践的なノウハウとヒントを、存分に盛り込んでお届けします。 無料ツールの活用から、リルデイジーへの相談まで。 業務改善に向けた第一歩を、ぜひ一緒に踏み出しましょう!

事務代行・バックオフィス代行は
女性オンラインアシスタントのリルデイジーへ

パソコンで出来る業務なら何でもお任せ下さい

専属ディレクターによる
業務分析と対応

各企業に専属のディレクターがつき、業務内容を詳しくヒアリング。最適な業務フローを設計し、適切なスタッフをアサインします。

女性スタッフによる
きめ細やかなサポート

リルデイジーのスタッフは全員が女性。女性ならではの細やかな心配りと柔軟なコミュニケーションで、クライアントのニーズに的確に対応。

総勢200人のスタッフによる
安定したサービス提供

フリーランスのクラウドソーシングと違い多数のスタッフが常駐。途中で業務を投げ出されるリスクがありません。

1.無料チケット管理システム「osTicket」で問い合わせ対応を効率化

社内サポート業務の効率化に取り組むなら、 チケット管理システムの導入は欠かせません。 中でもおすすめなのが、オープンソースの「osTicket」です。 無料で利用できるうえ、充実した機能を備えているのが魅力。 問い合わせ対応の最適化に、大きな効果を発揮してくれるはずです。

osTicketは、メールやWebフォームから届く問い合わせを一元管理できるシステム。 担当者ごとにチケットを割り当て、対応状況を見える化することで、 業務の滞留や抜け漏れを防ぐことができます。 ステータス管理や期限設定、エスカレーション機能なども充実しているので、 SLAに基づいた確実なサポート対応が実現可能。 チームの生産性と顧客満足度の向上につながるでしょう。

osTicketのもう一つの強みは、カスタマイズ性の高さです。 部署やカテゴリ、優先度などの設定を自由に行えるので、 自社の運用フローに合わせて柔軟に活用できます。 メールテンプレートや自動返信ルールも設定可能なので、 定型的な問い合わせへの対応を自動化することも可能。 担当者の工数を大幅に削減し、生産性の向上につなげられるはずです。

加えて、osTicketは問い合わせ内容の傾向分析にも役立ちます。 チケットの集計データを活用することで、よくある質問や問題点を抽出できるからです。 分析結果をFAQやナレッジベースの整備に活かせば、 問い合わせ自体を減らす予防策にもつながります。 日々の問い合わせ対応から、中長期的な業務改善まで。 osTicketは、社内サポート業務のあらゆる場面で威力を発揮してくれるでしょう。

ただし、osTicketを導入するには、ある程度のITスキルが必要なのも事実です。 インストールやセットアップ、カスタマイズには、専門的な知識が求められます。 社内に適切な人材が不在なら、リルデイジーに相談するのもおすすめ。 ITサポートのプロが、osTicketの円滑な導入・活用をお手伝いしてくれるはずです。

2.オープンソースのナレッジベース「MindTouch」を活用

社内サポート業務の効率化には、ユーザーの自助努力を促すことも重要。 その有力な施策となるのが、ナレッジベースの整備です。 中でもおすすめなのが、オープンソースのナレッジベースシステム「MindTouch」。 直感的に使えるUIと充実した機能で、ユーザーの自発的な問題解決をサポートしてくれます。

MindTouchは、ドキュメントの作成・共有に特化したナレッジベースシステム。 シンプルで使いやすいUIが特徴で、HTMLの知識がなくてもドラッグ&ドロップで簡単にコンテンツを作成できます。 手順書や FAQ、トラブルシューティングガイドなど、 ユーザー向けのドキュメントを気軽に蓄積・公開できるのが強みです。

加えて、MindTouchは検索性の高さも魅力。 ドキュメントをフォルダで階層的に整理できるうえ、 タグ付けによる柔軟な分類も可能。 キーワード検索はもちろん、ファセット検索にも対応しているので、 ユーザーは欲しい情報に素早くたどり着けるはずです。 セルフサービスの促進に大きく貢献してくれるでしょう。

また、MindTouchはユーザーコミュニティの形成にも一役買います。 コメント機能やいいね!ボタンを活用することで、 ユーザー同士の知見共有やフィードバックを促せるからです。 より活発なコミュニケーションが生まれれば、 ナレッジベースの内容も自然と充実していくはず。 ユーザー参加型のナレッジ運用が実現できるのも、MindTouchの大きな魅力と言えます。

さらに、MindTouchはAPIでの連携機能も豊富。 社内ポータルやチャットボットとシームレスに接続することで、 ナレッジベースとのワンストップでの情報検索が可能になります。 ユーザーの利便性を高めつつ、問い合わせ対応の負荷も大幅に下げられるでしょう。 社内システムとの親和性の高さは、MindTouchが選ばれる大きな理由の一つです。

とはいえ、ナレッジベースは構築して終わりではありません。 コンテンツのメンテナンスや更新には、一定の工数が必要。 社内リソースだけで対応するのが難しいなら、 アウトソーシングを検討してみるのもおすすめです。 ナレッジマネジメントのプロが、MindTouchの運用をしっかりサポートしてくれるはずですよ。

MindTouchを活用することで、社内ナレッジの蓄積と活用が大きく前進するはず。 ユーザーの自助努力を後押しすることで、問い合わせ対応の負荷も着実に下げられます。 ナレッジベースは社内サポート業務の効率化に欠かせない存在。 MindTouchを味方につけて、ユーザーとの共創でナレッジ運用を進化させていきましょう。

3.Windows リモート アシスタンスで解決までの時間を短縮

社内サポート業務で欠かせないのが、ユーザーのPC画面を共有してトラブルシューティングを行うリモートサポート。 その強力な味方となるのが、Microsoft社の「Windows リモート アシスタンス」です。 Windowsに標準搭載されたツールを活用することで、手軽かつセキュアな遠隔サポートを実現。 問題解決までの時間を大幅に短縮できる、頼もしい機能と言えるでしょう。

Windows リモート アシスタンスの最大の魅力は、導入のしやすさ。 WindowsのバージョンがXP以降なら、追加のインストールは一切不要。 ユーザーがサポート依頼画面から招待状を発行し、サポート担当者に送るだけですぐに接続が可能です。 コストをかけずにリモートサポートの環境が整うのは、中小企業にとって嬉しいポイントですね。

また、Windows リモート アシスタンスはセキュリティ面でも安心して利用できます。 接続にはユーザーの許可が必要なうえ、通信は暗号化されているので、 安全性は高いと言えるでしょう。 Microsoftのアカウントを利用した認証にも対応しているので、 なりすましのリスクも軽減できます。 Windows標準のツールならではの、信頼性の高さが魅力です。

操作性も申し分ありません。 リモート接続中は、ユーザーの画面を見ながらチャットでコミュニケーションを取れるので、 的確な指示を出しつつ、リアルタイムのやり取りが可能。 ファイル転送機能も備わっているので、 トラブルシューティングに必要なドライバーなどを送ることもできます。 直感的な操作性により、ITスキルの高くないユーザーでもスムーズな対応が期待できるでしょう。

とはいえ、Windows リモート アシスタンスにも弱点はあります。 同一ネットワーク内での利用が前提で、インターネット経由の接続には制限があるのです。 VPNなどを併用する必要があるため、 リモートワーク中の社員のサポートには不向きかもしれません。 用途に応じて、他のツールと使い分けることも検討しましょう。

また、Windows リモート アシスタンスを使いこなすには、 サポート担当者のスキルアップも欠かせません。 リモート接続中の言葉遣いや説明の仕方など、 ユーザー目線に立った丁寧な対応を心がける必要があるでしょう。 ツールの機能に頼り切るのではなく、 良質なサポートを提供できる人材育成にも注力することが、 リモートサポートの真価を高めるカギとなります。

いかがでしょうか。 Windows リモート アシスタンスを活用することで、 リモートサポートの敷居が大きく下がるはずです。 導入・運用コストを抑えつつ、迅速な問題解決を実現できる。 社内サポート業務の効率化に、Windows標準ツールは見過ごせない存在と言えるでしょう。 手軽に始められるリモートサポートの第一歩として、 Windows リモート アシスタンスを活用してみてはいかがでしょうか。 ITスキルの高くないユーザーでも、快適なサポートを受けられる環境づくりに向けて、 Windows リモート アシスタンスはあなたの強力な味方になってくれるはずです。

専門家の力を借りて、社内サポート業務のさらなる効率化を

これまで見てきたように、チケット管理システムやナレッジベース、リモートサポートツールの活用は、 社内サポート業務の効率化に大きく寄与してくれます。 ただ、ツールを導入すれば全てが解決するわけではありません。 運用ノウハウの蓄積や、体制づくりには、一定の時間と労力が必要不可欠。 限られたリソースの中で、効果的な業務改善を進めるのは容易ではないのが実情でしょう。

そこで、検討したいのが業務の一部を外部委託すること。 社内の取り組みと並行して、専門家の力を借りるのです。 ツールの選定や運用設計のアドバイスから、 ナレッジベースの整備、リモートサポートの代行まで。 社内サポート業務のプロに任せることで、 改善への近道が見えてくるはずです。

中でもおすすめしたいのが、事務代行サービス「リルデイジー」の活用。 同社は、社内サポート業務のアウトソーシングに特化したプロ集団。 チケット管理やナレッジベース、リモートサポートなど、 これまで述べてきたツールやノウハウに精通したスタッフが揃っています。 そのため、自社の状況に合わせて、最適な業務設計をサポートしてくれるのです。

例えば、リモートサポートの代行サービス。 自社スタッフによる対応が難しい時間帯や、繁忙期の問い合わせ対応を、 リルデイジーのオペレーターに委ねることができます。 Windows リモート アシスタンスを使いこなすスキルに加え、 言葉遣いや説明の仕方など、ソフトスキルにも長けたメンバーばかり。 ユーザー満足度の高いサポートを、無理なく実現できるでしょう。

また、ナレッジベースの整備や更新作業の代行も、リルデイジーの得意分野。 MindTouchを使った情報設計から、コンテンツの作成・メンテナンスまで、 ワンストップでサポートしてくれます。 専任スタッフによるタイムリーな情報更新により、 ユーザーの自助努力を効果的に後押しできるはずです。

リルデイジーのサービス活用に際しての不安は、専任の担当者に相談できる点も心強い。 自社の課題をヒアリングした上で、改善施策を提案し、伴走してくれるのです。 ツールの使い方指導から、エスカレーション対応まで、頼りになるサポートが受けられるでしょう。 アウトソーシングをしながらも、自社のサポート力を高められる。 そんな理想的な協働を、リルデイジーは実現してくれるはずです。

もちろん、いきなり全面的に外部委託するのではなく、 まずは一部の業務から始めるのがおすすめ。 自社の運用課題を見極めつつ、少しずつアウトソーシングの領域を広げていくことが肝要です。 リルデイジーなら、フレキシブルなサービス設計で、段階的な移行をサポートしてくれるでしょう。

社内サポート業務の効率化は、社内リソースだけで成し遂げるのは難しいもの。 ITツールの活用とあわせて、専門家の知見を借りることで、 課題解決への道筋が見えてくるはずです。 ベストプラクティスの実現に向けた良きパートナーとして、 リルデイジーを味方につけてみてはいかがでしょうか。 あなたの会社のサポート力が、必ずや次のステージに進化するはずですよ。

社内サポート業務の生産性を高めたい方はお気軽にご相談ください

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