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経理業務フローの改善で効率アップ!作成手順と効果的な活用法

中小企業の経営者や経理部門の管理職の皆さま、こんな悩みを抱えていませんか?

  • 「経理業務が属人化して、担当者が休むと業務が滞ってしまう」
  • 「月末や決算期になると経理部門が残業続きで、働き方改革が進まない」
  • 「経理ミスが増えて、正確な財務情報をタイムリーに得られない」

これらは、多くの企業が日々直面している課題です。その解決策として注目を集めているのが「経理業務フロー」の見直しと改善です。

本記事では、経理業務フローの作成方法から効率化のテクニック、さらにはアウトソーシング活用まで、実践的な方法を段階的に解説していきます。これらの手法を活用することで、貴社の経理業務を効率化し、より戦略的な経営判断に時間を割ける環境を整えることができるでしょう。

それでは、経理業務の効率化と改善に向けて、具体的な方法を見ていきましょう。

経理業務フローとは?

経理業務フローとは、会社の経理部門で行われる様々な業務の流れを可視化したものです。具体的には、日々の仕訳から月次決算、年次決算に至るまでの一連の作業プロセスを図や表で表現したものを指します。

経理業務フローを見直すべき企業の特徴:

  1. 経理業務が属人化している
    特定の担当者しか業務の全体像を把握していない状態は危険です。ある中堅IT企業の経理部長は「ベテラン社員の退職をきっかけに、業務フローの見直しに着手しました」と語っています。
  2. 月末や決算期に残業が常態化している
    業務の偏りは、従業員の負担増だけでなく、ミスのリスクも高めます。
  3. 経理ミスが頻発している
    ある製造業の経営者は「取引先への支払い遅延が続き、信用問題にまで発展しそうになった」と苦い経験を語っています。
  4. 新しい制度への対応に不安がある
    インボイス制度の導入など、制度変更への対応に苦慮している企業も多いでしょう。

経理業務フローを作成するメリット:

  1. 業務の可視化
    誰が、いつ、何をすべきかが明確になります。ある小売業の経理マネージャーは「フロー図を作成したことで、チーム内のコミュニケーションが格段に向上しました」と効果を語っています。
  2. 効率化のヒント発見
    無駄な作業や重複したプロセスが見えやすくなります。
  3. 属人化の解消
    特定の個人に依存しない、標準化された業務プロセスを構築できます。
  4. トレーニングツールとしての活用
    新入社員や異動してきた社員への教育に活用できます。
  5. コンプライアンスの強化
    法令順守のためのチェックポイントを明確にできます。

ある中堅サービス業の財務責任者は「業務フローを作成し、定期的に見直すことで、年間の残業時間を約20%削減できました。さらに、経営陣への報告の質と速度が向上し、より迅速な意思決定が可能になりました」と、その効果を強調しています。

経理業務フローの作成と改善は、単なる業務の整理ではありません。それは、企業の財務管理の質を高め、ひいては経営判断のスピードと正確性を向上させる重要な取り組みなんです。

次は、実際に経理業務フローを作成する具体的な手順について解説していきます。

経理業務フローの作成手順

経理業務フローを効果的に作成するには、以下の手順を踏むことをお勧めします。

目的の明確化

まず、なぜ業務フローを作成するのかを明確にしましょう。例えば、「月次決算の期間を5日短縮する」「経理ミスを50%削減する」など、具体的な目標を設定します。

ある IT 企業の CFO は「目的を『作業効率の向上』と漠然と設定していたため、具体的な改善につながらなかった」と失敗談を語っています。目的を明確にすることで、フロー作成の焦点が絞られ、効果的な改善につながりやすくなります。

タスクの洗い出し

次に、経理部門で行われているすべてのタスクを列挙します。日次、月次、年次の業務を漏れなく洗い出すことが重要です。

例えば:

  • 日次:仕訳入力、現金管理、請求書発行
  • 月次:勘定科目ごとの残高確認、月次決算書作成
  • 年次:固定資産の減価償却計算、税務申告書類の作成

ある製造業の経理部長は「当たり前すぎて見落としがちな作業こそ、洗い出しが重要。例えば、日々の通帳記帳などは、意外と時間がかかっていることがわかりました」と指摘しています。

関係者の特定

各タスクに関わる人物や部署を特定します。経理部門内だけでなく、他部署との連携が必要な業務も忘れずにチェックしましょう。

例:

  • 経費精算 → 全社員、経理担当者、承認者
  • 売上データ入力 → 営業部門、経理担当者

時系列での整理

洗い出したタスクを時系列で整理し、フロー図にまとめます。一般的に、左から右へ人の流れ、上から下へ時間の流れを示すと理解しやすいでしょう。

専門のフローチャート作成ツールを使用すると効率的ですが、エクセルやパワーポイントでも十分作成可能です。

業務改善への活用方法

作成したフローを基に、以下の視点で改善点を探ります:

  • 重複している作業はないか
  • 不必要な承認プロセスはないか
  • ITツールで自動化できる作業はないか

ある小売チェーンの経理マネージャーは「フロー図を作成したことで、月次決算時に同じデータを3回入力していたことが判明。この無駄を省いただけで、決算作業が2日短縮できました」と成功事例を語っています。

経理業務フローの作成は、単なる現状把握にとどまりません。it は業務改善の第一歩であり、継続的な効率化の礎となります。定期的に見直し、改善を重ねることで、より効率的で正確な経理業務が実現できるでしょう。

次は、作成した業務フローをさらに効率化するテクニックについて解説します。

経理業務フローの効率化テクニック

経理業務フローを作成したら、次はその効率化を図りましょう。ここでは、効率化のための2つの重要なテクニックを紹介します。

  1. ECRSの4原則の活用

ECRSとは、Eliminate(排除)、Combine(結合)、Rearrange(並べ替え)、Simplify(簡素化)の頭文字を取ったものです。この原則を用いて業務フローを見直すことで、効率化のポイントが明確になります。

a) Eliminate(排除):
不要な作業や重複したプロセスを取り除きます。
例:「紙の請求書と電子データの二重管理をやめ、電子データのみの管理に切り替えた結果、月に約10時間の作業時間が削減できました」(IT企業の経理部長)

b) Combine(結合):
関連する作業を一つにまとめます。
例:「経費精算と支払処理を同時に行うようにしたことで、作業の切り替えによるロスタイムが減少しました」(サービス業の財務マネージャー)

c) Rearrange(並べ替え):
作業の順序を最適化します。
例:「月次決算の作業順序を見直し、データ収集を月初に前倒しすることで、月末の作業負荷を大幅に軽減できました」(製造業の経理課長)

d) Simplify(簡素化):
複雑な作業を簡単にします。
例:「複雑だった経費精算のルールを簡素化し、申請から承認までの時間を半減させました」(小売業の人事部長)

  1. ボトルネックの特定と解消

業務フロー全体の効率を上げるには、最も時間がかかっている、あるいは最もエラーが発生しやすい部分(ボトルネック)を特定し、解消することが重要です。

ボトルネック特定の方法:

  • 各作業にかかる時間を測定する
  • エラーが発生しやすい箇所を記録する
  • スタッフにヒアリングを行い、困っている点を聞き取る

ある中堅企業の CFO は次のように語っています。「当社では、請求書の承認プロセスがボトルネックになっていました。承認者が多すぎて、支払いが遅れがちだったのです。承認者を2段階に減らし、一定額以下の請求書は1名の承認で OK とすることで、平均承認時間を3日から1日に短縮できました」

これらのテクニックを活用することで、経理業務フローの無駄を省き、効率を大幅に向上させることができます。ただし、効率化だけを追求するあまり、内部統制やコンプライアンスが疎かにならないよう注意が必要です。

次は、こうした業務フローの改善を実現するための具体的な方法、特にテクノロジーの活用とアウトソーシングについて詳しく見ていきます。

経理業務の効率化を実現する方法

経理業務フローを最適化した後は、具体的な効率化手法を導入しましょう。ここでは、多くの企業で効果を上げている4つの方法を紹介します。

ペーパーレス化の推進

紙の書類は保管スペースを取るだけでなく、検索や集計に時間がかかります。ペーパーレス化により、これらの問題を解決できます。

ある製造業の経理部長は次のように語っています。「請求書や領収書のスキャンを徹底し、クラウドストレージに保存するようにしました。その結果、書類の検索時間が1/3に短縮され、保管スペースも50%削減できました」

ただし、電子帳簿保存法などの法令順守に注意が必要です。税務署の事前承認が必要な場合もあるので、専門家に相談することをお勧めします。

キャッシュレス化の導入

現金取引は記帳や残高管理に手間がかかります。キャッシュレス決済を導入することで、これらの作業を大幅に削減できます。

ある小売チェーンの CFO は「社員の経費精算を全て法人カードに切り替えました。その結果、経費精算にかかる時間が60%削減され、不正利用のリスクも低下しました」と効果を語っています。

適切な IT ツールの選択と活用

経理業務に特化した IT ツールを導入することで、多くの作業を自動化できます。

主な IT ツールの例:

  • クラウド会計ソフト
  • 経費精算システム
  • 請求書作成・管理ソフト
  • 固定資産管理ソフト

ある IT 企業の経理マネージャーは「クラウド会計ソフトを導入し、銀行口座やクレジットカードとの連携を行いました。その結果、仕訳入力の工数が70%削減され、リアルタイムでの財務状況の把握が可能になりました」と成果を報告しています。

経理業務アウトソーシングの検討

社内リソースだけでは対応が難しい場合、専門家へのアウトソーシングも有効な選択肢です。

アウトソーシングのメリット:

  • 専門知識を持つ人材の確保
  • 繁忙期の負荷分散
  • 最新の会計基準や税制への対応
  • コア業務への集中

ある中堅サービス業の経営者は「給与計算と社会保険関連の業務をアウトソーシングしました。その結果、人事部門の残業時間が月平均20時間減少し、従業員満足度の向上にもつながりました」と語っています。

これらの方法は、単独でも効果がありますが、複数を組み合わせることでさらなる相乗効果が期待できます。ただし、導入にあたっては自社の状況を十分に分析し、優先順位をつけて段階的に進めることが重要です。

次は、経理業務のアウトソーシングについて、リルデイジーのサービスを例に、より詳しく見ていきましょう。

リルデイジーの経理業務サポートサービス

パソコンで出来る業務なら何でもお任せ下さい

経理業務の効率化を検討する中で、アウトソーシングは非常に有効な選択肢の一つです。ここでは、リルデイジーが提供する経理業務サポートサービスについて詳しく見ていきましょう。

サービスの特徴と強み:

  1. 柔軟な対応力
    リルデイジーは、クライアント企業のニーズに合わせてカスタマイズされたサービスを提供します。ある IT ベンチャーの CFO は「スタートアップ特有の変化の速さにも柔軟に対応してくれる点が魅力でした」と評価しています。
  2. 専門知識を持つスタッフ
    経験豊富な女性の専属ディレクターが担当し、きめ細やかなサポートを提供します。「経理の専門知識だけでなく、業界特有の慣習にも詳しいスタッフが対応してくれるので安心感があります」と、製造業の経理部長は語っています。
  3. リモートワーク対応
    オンラインでのサポートが基本なので、場所や時間の制約を受けずに業務を依頼できます。「地方にある本社と東京支社の経理業務を一元管理できるようになり、業務効率が大幅に向上しました」という声も聞かれます。
  4. コスト効率の良さ
    必要な時間だけ利用できる料金体系で、コスト効率の良いサービス利用が可能です。ある中小企業の経営者は「繁忙期と閑散期で利用時間を調整でき、固定費を抑えられるのが助かります」と話しています。

導入事例と効果:

例1:IT企業A社の場合
課題:急速な成長に伴い、経理業務が複雑化し、内部の人材だけでは対応が難しくなっていた。
導入効果:「リルデイジーのサポートにより、月次決算の所要時間が3日から1日に短縮。経営判断のスピードが格段に向上しました」(経理部長)

例2:製造業B社の場合
課題:海外取引の増加に伴い、為替管理や国際会計基準への対応に苦慮していた。
導入効果:「専門知識を持つリルデイジーのスタッフのサポートで、スムーズに国際会計基準に移行できました。為替差損益の管理も的確になり、収益の安定化につながっています」(CFO)

例3:小売業C社の場合
課題:複数の店舗の経理を本社で一括管理する必要があったが、人手不足で対応できていなかった。
導入効果:「リルデイジーに各店舗の売上管理から本社への報告まで一括して依頼しています。結果、本社スタッフの残業時間が月平均30時間減少し、戦略的な業務に時間を割けるようになりました」(経営者)

他社サービスとの比較:

リルデイジーの強みは、単なる作業の代行にとどまらず、業務フローの改善提案や最新の会計基準への対応など、総合的なサポートを提供する点にあります。また、専属ディレクター制により、クライアント企業の業務に深く入り込んだサポートが可能です。

「他社サービスも検討しましたが、リルデイジーは単なるアウトソーシング先ではなく、パートナーとして接してくれる点が決め手でした」と、サービス業D社の経営者は語っています。

経理業務の効率化とクオリティ向上を同時に実現したい企業にとって、リルデイジーのサービスは非常に魅力的な選択肢といえるでしょう。

よくある質問(FAQ)

Q1: 経理業務フローの作成にはどれくらいの時間がかかりますか?

A1: 企業規模や業務の複雑さによって異なりますが、一般的に2〜4週間程度です。ただし、より詳細なフローを作成する場合や、大規模な企業では更に時間がかかることもあります。

Q2: 経理業務のアウトソーシングは小規模企業でも利用できますか?

A2: はい、利用できます。むしろ、リソースの限られた小規模企業こそ、アウトソーシングのメリットを享受できる可能性が高いです。リルデイジーでは、企業規模に関わらず柔軟なサービス提供を行っています。

Q3: アウトソーシングすると、社内の経理スキルが失われる心配はありませんか?

A3: その心配はよく聞かれます。しかし、適切にアウトソーシングを活用することで、逆に社内スタッフがより高度な業務に集中でき、スキルアップにつながるケースも多いです。リルデイジーでは、知識移転も含めたサポートを提供しています。

Q4: 経理業務フローの改善で、具体的にどれくらいのコスト削減が見込めますか?

A4: 企業によって状況は異なりますが、平均して20-30%程度のコスト削減効果が報告されています。ただし、コスト削減以上に、経営判断のスピードアップや戦略的業務への時間シフトといった定性的な効果も重要です。

Q5: リルデイジーのサービスを利用する際、最低契約期間はありますか?

A5: リルデイジーでは、クライアント企業のニーズに合わせて柔軟な契約形態を提供しています。詳細については、個別にご相談ください。経理業務の効率化についてさらに詳しく知りたい方、具体的な相談をしたい方は、ぜひリルデイジーにお問い合わせください。専門スタッフが丁寧にご対応いたします。

まとめ

経理業務フローの改善は、企業の競争力向上につながる重要な取り組みです。現状の可視化、具体的な目標設定、ECRSの原則適用、テクノロジー活用、そして継続的な見直しが重要なポイントです。

多くの企業がアウトソーシングを活用し、大きな成果を上げています。ある製造業の経営者は「リルデイジーにアウトソーシングを始めてから、経理部門の残業時間が半減し、経営判断のスピードが格段に上がりました」と語っています。

経理業務フローの改善は、段階的に進めることが大切です。まずは現状把握から始め、優先順位を決めて取り組みましょう。外部サービスの活用も効果的な選択肢の一つです。

皆様の企業でも、経理業務フローの改善に取り組んでみませんか?その一歩が、大きな飛躍につながるかもしれません。リルデイジーは、皆様の挑戦を全力でサポートいたします。経理業務の効率化についてお悩みの方は、ぜひリルデイジーにご相談ください。皆様の業務改善の道筋を、一緒に考えていきましょう。

経理業務フローの改善をお考えの方は、お気軽にご相談ください。

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